Оформление графика отпусков по правилам

График отпусков. Образец заполнения по форме Т-7

Форма Т-7 – это стандартная утвержденная форма для оформления графика отпусков. Прежде чем приступить к инструкции по ее заполнению, следует напомнить, что график отпусков должен формироваться заранее — не позднее середины декабря года текущего на год следующий. Главное негласное правило — учет интересов всех сторон, то есть как пожеланий сотрудников, так и руководства организации. Уход в отпуск того или иного работника никоим образом не должен отразиться на эффективности производственного процесса.

Скачать образец заполнения и пустой бланк графика отпусков по форме Т-7

Кто составляет график отпусков

Составление отпускного графика занимается специалист кадрового отдела. Но без подписи руководителя организации и печати он не будет считаться действительным.

Что необходимо для заполнения формы Т-7

В первую очередь, для грамотного составления графика отпусков нужно воспользоваться существующим штатным расписанием. Оно позволит точно указать ФИО каждого работника, его должность и табельный номер, а также то структурное подразделение, к которому он относится. Это же штатное расписание позволит разработчику графика отпусков не забыть никого из сотрудников.

Ответственные лица

  • В первой части графика отпусков нужно обязательно прописать реквизиты организации, в частности полное ее наименование с указанием организационно-правовой формы.
  • Далее, при наличии на предприятии профсоюза, нужно учесть его мнение на предмет графика отпусков с указанием даты, когда это мнение было высказано и зафиксировано.
  • Затем проставить дату заполнения документа.
  • Подпись директора с расшифровкой необходимо поставить после того, как график отпусков будет окончательно оформлен и согласован с сотрудниками.

Составление графика

Второй пункт является основным. Именно он включает в себя те сведения, ради которых и составляется данный документ. Здесь, опираясь на штатное расписание, необходимо в соответствующие графы вписать структурное подразделение, ФИО сотрудников, их должность, табельный номер, а также период отпуска каждого работника.

Важное условие: по закону, отпуск в общей сложности не может быть меньше 28 календарных дней, но его можно разбивать на какое угодно количество частей, при условии, что одна из них составит не менее 14 дней.

После того, как график отпусков составлен, его нужно показать сотрудникам для ознакомления и подписи. Затем его необходимо подписать у руководителей структурных подразделений и только потом представить на подпись главному лицу организации.

Когда график будет оформлен и утвержден, его не стоит убирать на полку – в течение года его необходимо заполнять по строкам фактических дней отпуска и всевозможных изменений.

Внимание! Не менее чем за две недели перед началом отпуска в соответствии с данным графиком каждому сотруднику нужно будет направить уведомление с указанием начальной и конечной даты отпуска. Без этого уведомления сотрудник может на вполне законных основаниях отказаться идти в отпуск в установленные ранее сроки.

Важно! Если работник решил изменить дату своего отпуска, он обязан уведомить об этом руководство через заявление, оформленное в письменном виде. При этом смена даты отпуска возможна только при взаимном согласии сторон и при условии, что это не повредит производственным процессам в организации. Поэтому хорошо, если сотрудник предоставит руководству документы, свидетельствующие об уважительных причинах и реальной необходимости перенесения отпуска.

В график отпусков нужно обязательно вносить информацию, указывающую на основания, по которым перенос отпуска стал возможным, а также фактическую дату отпуска. Все эти сведения нужно подкреплять ссылками на внутренние документы (приказы, больничные листы и т.п.).

Что делать, если сотрудник устроился после составления графика отпусков

Такая ситуация отнюдь не редкость. Как правило, в подобных случаях применяется один из двух вариантов:

  1. Внесение изменения в уже существующий график отпусков;
  2. Составление дополнительного графика отпусков, который будет являться приложением к основному.

Все остальное делается по общей схеме: обязательная подпись работника, заверение изменений или дополнительного отпускного графика у начальника структурного подразделения и руководства предприятия.

Кто может идти в отпуск вне графика

Закон отдельно выделяет лиц, которым отпуск должен предоставляться по их желанию, вне зависимости от стажа работы и утвержденного графика. Это:

  • внешние совместители, уходящие в отпуск по основному месту работы;
  • женщины, ожидающие ребенка при наличии справки из медицинского учреждения;
  • несовершеннолетние сотрудники;
  • работники-мужчины, чьи супруги находятся в отпуске по беременности и родам (при наличии свидетельства о браке и справки из медучреждения);
  • супруги военнослужащих — в одно время с отпуском военнослужащих (по желанию);
  • граждане, пострадавшим от чернобыльской катастрофы.

Все остальные работники имеют право уходить в отпуск только после работы в организации не менее 6 месяцев и в соответствии с составленным заранее графиком отпусков.

Инструкция: как заполнить и утвердить график отпусков

Сроки и порядок подготовки

График отпусков (ст. 123 ТК РФ) устанавливает очередность отдыха работников организации на календарный год. Предварительно следует провести ряд мероприятий: сбор информации от подразделений, проверка и сведение данных в общую таблицу. На основании последней и составляется документ. Для упорядочения этого процесса закрепите алгоритм составления документа в локальном правовом акте (внутреннем трудовом распорядке или отдельном приказе).

Утверждается график на следующий год за две недели до его наступления, то есть до 15 декабря.

Как составить график отпусков

Рекомендуем использовать удобную в обращении унифицированную форму № Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Вот пошаговая инструкция, как правильно заполнить график отпусков на 2020 год.

Шаг 1. Заполните поля «Наименование организации», ОКУД и ОКПО.

Читайте так же:  Как оформить опеку на пожилого человека

Шаг 2. В полях «Дата составления» и «На год» укажите текущую дату и год, на который составляется документ.

Шаг 3. В разделе «Утверждаю» укажите Ф.И.О. и должность руководителя организации.

Шаг 4. Переходим к самой таблице. Заполните каждую строку отдельно на каждого сотрудника: структурное подразделение, должность по штатному расписанию, Ф.И.О. и табельный номер.

Шаг 5. Заполните столбцы в блоке «Отпуск». Если сотрудник планирует несколько периодов отдыха, внесите каждый отдельной строкой. Например, 2 периода по 14 дней и т. д. В поле «Запланированная дата» укажите желаемую дату начала отдыха. «Фактическая дата» вносится после оформления приказа: она совпадает с запланированной, если сотрудник отдыхает по графику.

Шаг 6. Графа «Перенесение отпуска» заполняется в случае, если тот перенесен по приказу, информация о котором вносится в графу «Основание (документ)», а в графу «Дата предполагаемого отпуска» вносится новая дата.

Шаг 7. В поле «Примечание» указывают рабочий период, за который предоставляется отдых, реквизиты приказа или причины переноса, если таковой был.

Вот так выглядит готовый образец, как составить график отпусков на 2020 год.

Как утвердить

Для утверждения необходимо издать приказ по организации. Он составляется в свободной форме. Обязательно укажите:

  • полное наименование организации;
  • реквизиты приказа (название, номер и дата);
  • какой документ и на какой период утверждает;
  • Ф.И.О. руководителя и ответственных за исполнение сотрудников.

Как вносить изменения

График часто разнится с реальностью, поэтому в течение года в него вносят изменения или оформляются дополнения. Для этого придется получить от работника письменное заявление, в котором он указывает дату начала нового периода и причину переноса. На основании этого издается приказ в произвольной форме о внесении изменений в документ, а сами корректировки оформляют таблицей по форме Т-7 как приложение к приказу.

Дополнения оформляются, если после утверждения принимаются новые сотрудники. В этом случае потребуется получить заявление с указанием желаемых периодов и дат отдыха. После чего издается приказ, а дополнения оформляются в виде таблицы по форме Т-7 как приложение к нему.

Оба заявления составляются в свободной форме.

Отдых вне плана

Сотрудник вправе просить об отдыхе вне плана, для этого он пишет заявление в свободной форме. Работодатель принимает решение, согласиться или отказать. Согласие является правом, а не обязанностью нанимателя. С уществуют исключения — категории граждан, которым работодатель обязан предоставить отдых вне графика по их письменному заявлению.

Работник вправе попросить работодателя об отдыхе без сохранения заработной платы тоже вне установленного плана. В этом случае наниматель вправе отказать, так как эта норма является правом, а не обязанностью, кроме тех категорий, кому его нельзя не предоставить (ст. 128 ТК РФ).

Оформляются оба случая так же, как и любые другие изменения.

Можно ли вызвать сотрудника на работу

Работника по инициативе работодателя разрешается отозвать из ежегодного отдыха (без сохранения заработной платы, учебный, по беременности и родам и другие — нельзя), но только с его согласия (ст. 125 ТК РФ). Согласие оформляется письменно в виде уведомления от сотрудника, что он не возражает против отзыва.

После этого следует издание приказа на внесение изменений.

Составляем график отпусков на 2019 год

Аксиния Богданова, бухгалтер-консультант Линии консультаций компании «ГЭНДАЛЬФ».

Самое время составить график отпусков на 2019 г. Вспомним, как сделать это в программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8».

Порядок составления графика отпусков

Отпуска работникам организации предоставляются, как правило, в соответствии с графиком отпусков, который ежегодно составляется в текущем году на следующий календарный год по унифицированной форме № Т-7.

График утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). Утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников. Работник должен быть извещен под роспись о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала.

Помимо ежегодных основных оплачиваемых отпусков в графике указываются: дополнительные отпуска, отпуска внешних совместителей, отпуска внутренних совместителей. Отпуска без сохранения заработной платы не отражаются в графике отпусков.

График отпусков не только обеспечивает право работников на ежегодный отдых, но и позволяет организации:

  • заблаговременно оформить отпуск и выплатить отпускные, которые выдаются не менее чем за три дня до начала отпуска;
  • при необходимости найти замену уходящему в отпуск работнику;
  • контролировать своевременность предоставления работникам отпусков и не допускать накапливание неиспользованных дней отпуска.

Создание документа «График отпусков»

График отпусков в программе составляется с помощью документа «График отпусков» (раздел «Кадры» – «Графики, переносы отпусков»).

В поле «Дата» необходимо указать дату регистрации документа в информационной базе. По умолчанию дата заполняется текущей датой компьютера. Дата документа используется в печатной форме графика отпусков по унифицированной форме № Т-7.

Поле «Номер» неактивно для пользователя. Программа автоматически присвоит номер документу после его записи. Номер документа также используется в печатной форме графика отпусков по унифицированной форме № Т-7.

Табличную часть можно заполнить в режиме подбора сотрудников по кнопке «Подбор» или путем добавления по одному сотруднику по кнопке «Добавить».

Табличную часть также можно заполнить по данным внешнего файла по кнопке «Загрузить из файла».

В табличной части документа перечисляются ежегодные отпуска, которые требуется запланировать:

  • в колонке «Сотрудник» необходимо выбрать сотрудника, которому будет предоставлен отпуск;
  • в колонках «Начало», «Окончание» необходимо указать даты начала и окончания планируемого отпуска сотрудника или дату начала отпуска и количество дней отпуска (в колонке «Кол-во дн.»), тогда дата окончания отпуска заполнится автоматически;
  • в колонке «Вид отпуска» по умолчанию автоматически указывается «Основной вид отпуска». Вид ежегодного отпуска выбирается из справочника «Виды отпусков»;
  • в колонке «Кол-во дн.» автоматически подсчитывается количество дней планируемого сотрудником отпуска за указанный период в колонках «Начало» и «Окончание»;
  • в колонке «Фактический отпуск» отображается фактическая информация о запланированном отпуске в виде ссылок. Из этой колонки существует возможность оформить отпуск и открыть соответствующий документ, с помощью которого он был оформлен, либо оформить перенос (после проведения документа) и открыть соответствующий документ, с помощью которого он был перенесен.
Читайте так же:  Эверест прислал письмо о выезде человека

По ссылке «Этот документ оформлен правильно?» можно проверить соответствие запланированных отпусков правам сотрудников на отпуск согласно учету остатков отпусков. Если документ оформлен правильно, будет выдано соответствующее сообщение.

Создание документа «Перенос отпуска»

После утверждения графика отпусков может потребоваться перенести запланированный отпуск по просьбе сотрудника или по другим причинам. Такой перенос можно оформить с помощью документа «Перенос отпуска» (раздел «Кадры» – «Графики, переносы отпусков» – кнопка «Создать» – «Перенос отпуска»), который можно и удобнее ввести непосредственно из строки с ранее запланированным отпуском по ссылке «Оформить перенос» в колонке «Фактический отпуск» документа «График отпусков». В результате нажатия на ссылку будет создан и отображен документ «Перенос отпуска», в котором необходимо заполнить раздел «Отпуск перенесен»:

  • в поле «На период с… по» необходимо указать период, на который переносится выбранный запланированный отпуск;
  • по ссылке «Как сотрудник использовал отпуск?» можно получить информацию об использовании сотрудником положенных ему отпусков и их остатках;
  • в поле «В связи с» необходимо указать причину переноса запланированного отпуска для ее отражения в печатной форме;
  • флаг «Перенос по инициативе сотрудника» необходимо установить, если перенос запланированного сотрудником отпуска переносится по его инициативе. В результате из документа можно будет сформировать печатную форму заявления сотрудника о переносе отпуска. В противном случае – печатную форму уведомления сотрудника о переносе отпуска.

После внесенных изменений в документ «Перенос отпуска» для их сохранения необходимо нажать на кнопку «Провести».

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Как правильно внести изменения в график отпусков

Составление расписания отпусков вменено в обязанность каждой организации. Обычно его разрабатывают загодя: за 2 недели до наступления следующего календарного года и утверждают приказом начальника. Согласно нормам ст. 123 ТК РФ, соблюдение графика отпусков – обязательно для нанимателя и работника. В связи с этим у многих специалистов кадровой службы возникает вопрос: разрешено ли внесение изменений в график отпусков, какие именно документы необходимо подготовить в этом случае? Как вносить изменения в график при переносе отпуска? Как корректировать график при приеме нового сотрудника? Давайте разбираться.

По каким основаниям можно переносить отдых

С подачи работодателя отдых сотрудника можно переносить в таких случаях:

  • важное срочное задание, выполнить которое может только конкретный специалист;
  • переструктурирование компании (слияние, дробление, перепрофилирование, значительное сокращение штата и т. п.);
  • внедрение инновационных методов работы, установка нового оборудования, замена программно-вычислительных систем;
  • внеплановые проверки деятельности компании фискальными или иными контролирующими госорганами;
  • срочная командировка в связи с производственной необходимостью;
  • болезнь руководителя, должностные обязанности которого можно переложить только на ограниченный круг лиц (в частности – на заместителя начальника отдела, управления).

В этих случаях перенос должен быть обязательно согласован с работником. Отсутствие возражений по поводу уточнения даты или периода отдыха сотрудник должен отразить на приказе о переносе отпуска. Либо можно составить отдельный документ, где он прямо выразит согласие на перенос своего отдыха.

Веские причины изменения графика отпусков могут возникать не только у работодателя, но и у подчиненного. Среди принимаемых во внимание причин, требующих переноса времени отдыха сотрудника, обычно называют финансовые, семейные или личные обстоятельства. К ним относят: болезнь, возможный декрет, необходимость отдыха в определённые периоды (например, одновременно с супругом).

Руководитель фирмы вправе самостоятельно определить, являются ли основания для переноса времени отдыха значимыми. Нередко бывает и так, что заявление на изменение графика отпуска остаётся без удовлетворения. Тогда сотрудник отправляется отдыхать в тот период, который был запланирован изначально. Также см. «График отпусков».

Вносим коррективы по правилам

На практике документ, составленный заблаговременно, редко, когда может оставаться в неизменном состоянии. Иногда возникают ситуации, требующие внесения в него корректировок. Особенно это относится к крупным организациям. О том, можно ли вносить изменения график отпусков, российское законодательство умалчивает. Соответствующих норм нет ни в ТК РФ, ни в самих указаниях по заполнению такого рода документов.

Однако практикующие кадровики уверены: вносить уточнения необходимо по ряду причин. Во-первых, неактуальность информации в графике может повлечь за собой претензии со стороны трудовых инспекторов. Предоставление отдыха вне установленных дат может привести к штрафным санкциям. Во-вторых, внеплановое отсутствие сотрудников может поставить под удар бесперебойную работу компании, а также создать проблемы для бухгалтерии, которая создает и держит ориентир на резервы оплаты соответствующих расходов.

Внесение корректировок в график должно быть санкционировано руководителем. С этой целью составляют приказ об изменении графика отпусков, на основании которого соответствующие уточнения вносятся в унифицированную форму за № Т-7, утверждённую 05.01.2004 постановлением Госкомстата № 1. См. также «Приказ об утверждении графика отпусков по форме Т-7».

Так что учтите: законодательством не установлены правила, необходимые для соблюдения в этих случаях. Однако в зависимости от конкретной ситуации график можно модифицировать разными способами.

Принят новый сотрудник

Если в течение года в компанию пришли новые люди, вносить изменения в действующий график не нужно. Наниматель имеет право предоставить таким работникам возможность отдохнуть в любое время, если это не нанесёт ущерба организации и ее бизнес-процессам. Делают это на основании письменного заявления заинтересованных лиц.

Если организация всё-таки решает документально зафиксировать изменение графика отпусков при приёме нового сотрудника, разумно составить дополнение к уже действующему расписанию отдыха. Его обычно оформляют в виде отдельного документа по установленной форме. При этом в столбце «Примечания» необходимо указать дату поступления на работу нового сотрудника.

Читайте так же:  Расписка в качестве задатка за квартиру

Смена запланированной даты отдыха

Все прочие корректировки графика обычно связаны с тем, что работник вынужден отдыхать ранее или позднее установленного для него срока. В этом случае изменения в график отпусков в 2018 году следует вносить во следующей схеме: запланированную дату начала события, проставленную в графе 6, не меняют, а все необходимые сведения о переносе начала отпуска или изменении его длительности отражают в графах 8–10.

Видео (кликните для воспроизведения).

Заметим, что далеко не все работники кадровых служб знают, как внести изменения в график отпусков в соответствии с законом. В частности, многие из них забывают о нормах ст. 123 ТК РФ. В ней написано, что если работник имеет право уйти в отпуск в определённом месяце, то за 2 недели до предполагаемого начала отдыха он должен написать заявление с указанием конкретной даты. Именно её нужно проставить в графе 8.

Требование о том, что сотрудники обязаны предупреждать нанимателя о дате начала отпуска не позднее чем за полмесяца, желательно закрепить во внутрифирменном нормативном акте – приказе или распоряжении. Также ничто не мешает внести соответствующий пункт в положение об оплате труда. Причём все работники компании обязаны внимательно изучить данные документы. Это же касается и приказа о внесении изменений в график отпусков: с ним должны познакомиться под расписку все заинтересованные сотрудники.

Имейте в виду, что некоторые работники организации имеют право взять отпуск в любое подходящее для них время. К ним относят:

  • подростков моложе 18 лет;
  • совместителей; они отдыхают одновременно на основном и дополнительном месте работы;
  • сотрудницы, планирующие уйти в декрет;
  • мужья, чьи жёны находятся в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком;
  • работники, имеющие двух и более детей определенного возраста (до 12 лет);
  • почётные доноры;
  • супруги военнослужащих, отдыхающие одновременно с мужем;
  • некоторые категории чернобыльцев;
  • работники, усыновившие младенца в возрасте до трех месяцев;
  • иные категории в соответствии с нормами ст. 322 ТК РФ.

Если сотрудник, относящийся к одной из этих категорий, решил перенести запланированную дату начала отпуска, изменение графика отпусков по инициативе работника не производят. В этом случае достаточно внести соответствующие данные в уже действующий документ:

  • в 8 графе – отражают сведения о заявлении работника с просьбой перенести время отдыха;
  • в графе 9 – указывают новую дату предполагаемого отпуска;
  • в 10 графе – записывают категорию работника, имеющего право на использование отпуска в любое время.

Найти утверждённый образец изменения графика отпусков в нормативных документах не получится. Поэтому для вашего удобства ниже приведена примерная форма скорректированного графика, которая информативна и удобна для работы.

Образец изменения графика отпусков

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Составление графика отпусков: требования и рекомендации

График отпусков представляет собой документ, в котором отображается расписание ежегодных отпусков сотрудников предприятия.

Он необходим для того, чтобы сотрудники уходили в отпуск поочередно, а на предприятии оставалось нужное количество людей.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-46-83 . Это быстро и бесплатно !

Документ составляется ежегодно и согласуется с руководителем и с профсоюзным комитетом, если такой орган предусмотрен штатом. После утверждения графика отпусков, производить какие-либо изменения непосредственно в самом документе уже не разрешается.

Правила составления графика отпусков

График отпусков должен быть утвержден администрацией за 2 недели до начала нового календарного года согласно Трудовому кодексу. При составлении очередности ухода в отпуск работодатель учитывает пожелания сотрудников, но без ущерба для техпроцессов на предприятии.

Подробнее о том, как правильно сшивать документы для налоговой. Подробная инструкция.

В новости (ссылка) о незаконном предпринимательстве и лжепредпринимательстве.

Количество сотрудников, которые могут в одном отделе или подразделении идти одновременно в отпуск, регламентируется Трудовым договором или другим нормативными документами предприятия. Данная процедура необходима для того, чтобы процесс производства продолжался без остановки.

График отпусков является обязательным документом в любом учреждении независимо от количества человек. Новым сотрудникам отпуск дается только по согласованию с руководителем.

Данные о новых сотрудниках в этом случае в график не добавляют. Для составления графика отпусков можно использовать Форму Т-7, но она является необязательной с 01.01.2013 г.

Работодатель может разработать собственную форму ведения документа. Данный пункт регламентирован статьей 9 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Документ подписывается начальником кадровой службы и руководителем фирмы. График должен быть утвержден в текущем году не позднее 17 декабря.

Некоторые категории сотрудников могут идти в отпуск в удобное для них время, это регламентировано статьями 122, 123 и 286 ТК РФ. Если с работником заключен трудовой договор не более чем на 6 месяцев, внесение такого сотрудника в График отпусков решается руководителем компании в зависимости от конкретной ситуации.

Порядок составления графика отпусков

Сотрудник в обязательном порядке должен ежегодно идти в отпуск, при этом минимальный период отпуска составляет 28 календарных дней. Об отпуске сотрудника необходимо извещать заранее, не позже, чем за 2 недели до его начала.

Необходимо отслеживать своевременность ухода работника в отпуск и полноту его предоставления, чтобы в течение года не накапливалось большое количество неиспользованных дней.

Читайте так же:  Можно ли курить в подъездах жилых домов

Если же за предыдущий период неиспользованные дни накопились, присоединить их к отпуску можно только при согласии сотрудника. Данный пункт после согласования с работником включается в график отпусков.

Перед тем, как начать составление графика, следует проанализировать и учесть следующие пункты:

  • дополнительный отпуск в соответствии с законодательством (при наличии соответствующих условий);
  • возможность подменить сотрудника на весь период отпуска без ущерба для производственных процессов;
  • длительность работы сотрудника на данном предприятии.

Статья 122 НК РФ регламентирует возможность предоставления отпуска сотруднику в первый год работы на фирме по истечении 6 месяцев непрерывного стажа по согласованию сторон.

В некоторых случаях разрешается предоставить отпуск ранее, чем через 6 месяцев. Отпуск за последующие годы предоставляется в любом месяце согласно графику.

Документ хранится на предприятии в течение 1 года согласно статье 693 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

В Графике отпусков указывается такая информация:

  • Фамилия, имя, отчество сотрудника;
  • табельный номер (если предусмотрен);
  • название подразделения (отдела), в котором работает сотрудник;
  • должность согласно штатному расписанию;
  • количество дней положенного отпуска;
  • запланированная дата отпуска;
  • фактическая дата отпуска;
  • перенос отпуска с прошедшего периода (дата и основание переноса).

Порядок внесение изменений в График отпусков

Документ подписывается руководителем отдела кадров, утверждается в профсоюзном органе, затем подписывается руководителем предприятия.

Вносить изменения в график можно только с разрешения руководителя и лица, ответственного за составление документа.

Вносить изменения в документ можно в таких случаях:

  • при переносе отпуска на более ранний или поздний период (на основании документа, составленного в произвольной форме), регламентировано статьей 124 ТК РФ;
  • при досрочном отзыве сотрудника на рабочее место, регламентировано статьей 125 ТК РФ;
  • при внесении данных о сотрудниках, которые были приняты на работу после утверждения графика.

Наиболее оптимальным вариантом считается оформление изменений как приложения к существующему документу. Порядок оформления Графика отпусков и изменений к нему рекомендуется утвердить предприятию самостоятельно.

Типичные ошибки при составлении Графика отпусков

В небольших фирмах практикуется предоставлять отпуск только по заявлению сотрудника, при этом сам график отпусков не утвержден администрацией. Это нарушение трудового законодательства, которое несет за собой административную ответственность.

За подобные нарушения компанию имеют право дисквалифицировать на период до трех лет.

Документ должен быть в обязательном порядке утвержден лицом, отвечающим за ведение графика (начальником отдела кадров), руководителем фирмы и профсоюзом. Документ в обязательном порядке составляется даже, когда в организации работает один сотрудник (руководитель).

График должен подписываться только уполномоченными лицами, все графы документа должны быть заполнены соответствующим образом.

К типичным ошибкам относится несоблюдение графика отпусков, не учтены пожелания сотрудников по поводу отпуска в удобное для них время.

К нарушениям принадлежит выполнение записи в график других видов отпусков, например, по уходу за ребенком до 3 лет. Допускаются ошибки при делении отпуска на части. Следует помнить, что одна из частей отпуска должна составлять не менее 14 календарных дней.

Неиспользованные дни отпуска не должны быть равны или превышать период работы в 2 года, что регламентировано ст. 124 Трудового кодекса РФ. Некорректный расчет оплаты за неиспользованные дни отпуска посредством округления дней в большую или меньшую сторону.

Некорректным считается назначение даты начала отпуска в последний день рабочей недели, например, в субботу при шестидневке. Учебный отпуск не принадлежит к тарифным отпускам, поэтому в графике не отображается.

В одном календарном году сотрудник может получить два отпуска только, если он оформлен на работу в прошлом году. В этом случае, работник в начале года берет отпуск за этот год, а в конце года – за следующий год.

В документе этот пункт должен отражаться с соответствующими пометками. Руководитель и его заместитель не могут идти в отпуск одновременно. Нарушением считается непредоставление отпуска в течение двух и более лет непрерывной работы.

Читайте далее — регистрация ККМ в налоговой. Что для этого нужно?

В статье (здесь) как заполнить новую трудовую книжку.

Некоторые категории сотрудников имеют право уходить в отпуск в удобное для них время, но работодатель отказывается переносить отпуск. Такое действие руководителя расценивается как нарушение ТК РФ. Необходимо контролировать длительность отпусков, так как некоторым лицам согласно ТК положены удлиненные отпуска.

Данный пункт дожжен учитываться в графике. Ежегодный отпуск может переноситься или продлеваться на количество неиспользованных дней, если сотрудник в этот период болел (при наличии больничного листа) или был отозван на работу.

Если работник отказывается идти в отпуск, то согласно статье 123 ТК РФ при беспрерывной работе в течение 2 и более лет и работник, и фирма несут административную ответственность. Если работника по каким-либо причинам не включили в график, отпуск ему предоставляется по заявлению.

Если отпуск поделен на части без согласия работника, даже когда этот пункт имеется в трудовом договоре фирмы, такое соглашение не имеет юридической силы. Для того, чтобы разделить отпуск на части по инициативе администрации компании, необходимо письменное оформление договоренности с подписью обеих сторон и пометкой «С уведомлением знакомлен и согласен».

Видео на тему: «Находим ответ. Особенности составления графика отпусков»

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-46-83 (Москва)
Это быстро и бесплатно !

10 типичных нарушений при составлении графика отпусков

1 нарушение

«У нас маленькая компания и график не нужен». Или другой вариант: «в компании работает один наемный директор».

Ориентируемся на статью 123 Трудового кодекса РФ. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Как видим, никаких исключений законодательство не делает. Следовательно, составить план отдыха сотрудников кадровик обязан при любой численности персонала (будь то один сотрудник или тысяча один). Кроме того, данное нарушение, в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ, влечет за собой еще и административную ответственность для работодателя: предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1000 до 5000 рублей; на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.

Читайте так же:  Что писать в протоколе если не согласен

2 нарушение

График утвержден позже, чем это предусмотрено Трудовым кодексом.

В соответствии с той же статьей 123 ТК РФ, очередность предоставления оплачиваемого отдыха сотрудникам определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем (с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации), не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьей 372 ТК для принятия локальных нормативных актов.

Как видим, законодатель четко установил временные рамки для окончательного утверждения графика отпусков. Т. е. окончательно план на будущий год должен быть утвержден не позже 17 декабря текущего года. Принимая во внимание, что 17 декабря в 2017 году — воскресенье, лучше уложиться до 15 числа, это пятница.

3 нарушение

Часто для графика отпусков используют свободную, а не унифицированную форму.

Смотрим Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004, которое создано для приведения первичной учетной документации по учету труда и его оплаты к единому стандарту. В постановлении находим образец унифицированной формы «График отпусков» (форма Т-7).

Понятно, что ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» дает нам право корректировки унифицированных форм, тем не менее опыт большого количества кадровиков говорит о том, что унифицированная форма графика содержит практически все основные реквизиты, и менять ее особенно не стоит, а лучше и вообще не корректировать.

4 нарушение

В графике проставлен только месяц, в котором сотрудник должен отдыхать.

В статье 123 ТК РФ указано, что о времени начала отдыха работник должен быть извещен под подпись не позднее чем за две недели до его начала.

Нам законодатель четко установил период предупреждения о начале отпуска — минимум за 2 недели. Так как же мы можем угадать точный день, когда уведомить работника о начале отдыха, если будем знать только месяц? Т. е. получается, что указание конкретного числа месяца обязательно при составлении плана.

5 нарушение

Трудно читаемые сокращения.

Часто на практике сокращают или некорректно указывают должность сотрудника. К примеру, генерального директора пишут просто как директора, руководителя отдела называют начальником отдела, или сокращают слова, например, «ведущий» до «вед». Вроде ничего существенного, на первый взгляд, однако в спорных ситуациях этот вопрос может оказаться очень серьезным. Поэтому все должности в графике отпусков должны соответствовать заключенному трудовому договору и, следовательно, штатному расписанию.

6 нарушение

При планировании отдыха сотрудников ответственный за составление учитывает только основной ежегодный отпуск (28 календарных дней).

Очень важная ошибка. Часто по факту и законодательно сотруднику положены еще дополнительные ежегодные оплачиваемые выходные дни (например, за ненормированный рабочий день). Внимательно относимся к количеству дней отдыха, учитываем все льготы, все нюансы по каждому работнику. Что-то можно уточнить у самого сотрудника (естественно, все должно быть подтверждено документально), что-то узнать по локальным актам работодателя.

7 нарушение

В графике отпусков присутствуют выходные дни, не имеющие отношения к ежегодным оплачиваемым.

Например, указывают периоды отдыха без сохранения заработной платы (предусмотренные законодательством) или по уходу за ребенком. Лучше их не указывать в плане. Не захламляйте его.

8 нарушение

Указываются отпуска неверной продолжительности.

К примеру, отпуск за ненормированный рабочий день не должен быть меньше 3-х календарных дней (статьи 101 и 119 ТК РФ). Следовательно, в плане должен быть указан (при условии, что работник относится к категории сотрудников, которым положены дополнительные оплачиваемые выходные за ненормированный рабочий день) минимум 31 календарный день (где 28 календарных дней — основной, и 3 дня — ежегодный дополнительный отдых).

9 нарушение

Неверное разделение отпуска на части.

Очень часто встречающееся нарушение. Согласно законодательству, одна часть отпуска обязательно должна быть не менее 14 календарных дней (статья 125 ТК РФ). А вот остальное — по согласованию при планировании. Многие спрашивают, как лучше сделать это согласование. Законодатель не установил четко данную процедуру. Поэтому ее можно закрепить в локальном акте. Или составить соглашение в произвольной форме о разделении дней отдыха на части для включения в план (для того чтобы в дальнейшем у вас не возникало трений с сотрудниками по этому вопросу).

10 нарушение

И, наверное, самое важное. В компании не соблюдается график отпусков.

Это проблема, наверное, 99 процентов компаний. Всегда находятся уважительные причины для того, чтобы перенести сроки отдыха. Но, тем не менее, законодатель не дает никаких поблажек, и график соблюдать необходимо. Да, сотруднику никто не мешает переносить выходные на другой срок, но и работодатель имеет полное право отказать в таком переносе (при соблюдении действующего трудового законодательства). Есть план, с датами отдыха при утверждении согласились две стороны (работник и работодатель), следовательно, договоренности нужно соблюдать.

Видео (кликните для воспроизведения).

Поэтому в завершение еще один нюанс при планировании отдыха сотрудников. Обязательно доводите до работников информацию о графике отпусков после его утверждения. Каким путем — это тоже ваш выбор. Наиболее распространенный вариант — подпись в самом графике (для чего можно использовать графу «Примечание в унифицированной форме»).

Оформление графика отпусков по правилам
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here