Как восстановить утерянную или поврежденную книгу учета движения трудовых книжек

Как восстановить утерянную или поврежденную книгу учета движения трудовых книжек

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т.п.

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Уволенный ранее работник обратился в учреждение за дубликатом трудовой книжки в связи с ее утратой.
В этом случае подлежит ли дубликат трудовой книжки регистрации в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Оформленный бывшему работнику дубликат трудовой книжки должен быть зарегистрирован в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Панова Наталья

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кудряшов Максим

11 октября 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2019. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, [email protected]

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), [email protected]

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), [email protected] Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Примерная форма акта утраты журнала учета движения трудовых книжек (подготовлено экспертами компании «Гарант»)

Акт утраты журнала учета движения трудовых книжек

[ место составления акта ]

[ число, месяц, год ]

Комиссией в составе: [ должности, Ф. И. О. председателя и членов комиссии ], составлен настоящий акт о нижеследующем:

[ число, месяц, год ] в [ часы, минуты ] при проведении подготовки документов к проверке был установлен факт отсутствия журнала учета движения трудовых книжек работников [ наименование организации ], который хранился в [ вписать нужное ].

Ответственным за хранение журнала учета движения трудовых книжек является [ должность, Ф. И. О. ].

Принятые меры по розыску журнала положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным признать журнал учета движения трудовых книжек утраченным.

Содержание утраченного документа может быть восстановлено (частично восстановлено) при помощи [ вписать нужное ].

Содержание данного акта подтверждаем личными подписями:

1. [ подпись, Ф. И. О. ],

2. [ подпись, Ф. И. О. ]

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Купить документ Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Примерная форма акта утраты журнала учета движения трудовых книжек

Разработана: Компания «Гарант», октябрь 2012 г.

Можно ли востановить книгу учета трудовых

Если книжка не имеет таких данных, то обязательно ставится прочерк.

  • Должность работника.
  • Название отдела, где будет числиться работник.
  • Номер регистрации приказа (о приеме, об увольнении).
  • Подпись кадровика.
  • Цена вкладыша или трудовой книжки, если они оплачены работником. Когда работнику организация предоставляет трудовую книжку и вкладыш, то в этой графе обязательно ставится прочерк.
  • Дата увольнения работника.
  • Подпись уволенного работника.
  • Исправления в книге учета допускаются только определенным образом. Нужно перечеркнуть ошибочно заполненные данные, рядом написать правильные данные и фразу: «Запись ошибочна» или «Исправленному верить», поставить подпись. Книга учета заполняется до использования полностью всех страниц. Обычно ее хватает на долгое время (до нескольких лет).

Оформление книги учета движения трудовых книжек. Срок хранения Как пронумеровать страницы, прошить Можно ли исправлять записи в книге Как оформить опломбирование. Образец опломбировки Оформление книги учета движения трудовых книжек.
Срок хранения Трудовая книжка представляет собой документ, в который вносятся все сведения относительно трудовой деятельности лица. Этот документ является основным подтверждением стажа и места работы гражданина.
Согласно пп. 40, 41 правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, для учета и контроля движения книжек в компании необходимо оформление журнала учета. В указанный журнал надлежит вносить информацию:

  • о поступивших трудовых книжках, а также вкладышей к ним на предприятии;
  • оформленных новых книжках для работников, трудоустраиваемых впервые.

Как восстановить утерянную книгу учета движения трудовых книжек?

  • Темы:
  • Система Кадры

Вопрос Как восстановить утерянную книгу учета движения трудовых книжек? Ответ Книга учета движения трудовых книжек является обязательным для заполнения документом в каждой организации (п. 40 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). При этом действующее трудовое законодательство не регламентирует порядок действий работодателя в случае, когда книга учета движения трудовых книжек утеряна.

Поэтому рекомендуется руководствоваться по аналогии правилами выдачи дубликатов трудовых книжек в случае их массовой утраты работодателем и предпринять следующие действия: 1. Создать комиссию по расследованию утери книги учета трудовых книжек.

В состав комиссии рекомендуется включить руководителя организации, сотрудника, ответственного за учет трудовых книжек, и иных заинтересованных сотрудников. 2.

Как восстановить трудовую книжку

Сургуч имеет свойство со временем разрушаться.

  • Листы, расположенные под самой печатью, будут иметь неровную поверхность, что может привести к неаккуратности при заполнении журнала.
  • Чаще всего используется опломбирование бумажной пломбой с использованием заверительной надписи руководства. Но этот способ тоже неверный, так как пломба должна соответствовать параметрам согласно ГОСТ 31282-2004.
Читайте так же:  Куда подавать документы на паспорт в 14

Самым удобным способом пломбирования будет использование пленочной пломбы. На поверхности такого носителя нанесены уникальные знаки, при желании заказчика возможно нанесение соответствующих логотипов и пр.
При попытке отклеить такую пломбу на ней появится соответствующая запись, которая будет свидетельствовать о несанкционированном вскрытии. Посмотреть образец опломбировки можно тут: Образец опломбировки книги учета движения трудовых книжек.

Можно ли завести новую книгу учета движения трудовых книжек?

Новая форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей была утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. Поэтому, с одной стороны, если Вы занимаетесь восстановлением необходимых документов с начала 2003 года и все записи вносите «задним числом», то применять эту форму нельзя.

А для «подстраховки» попросить руководителя подписать приказ о том, что необходимо с начала 2003 г. упорядочить ведение учета трудовых книжек и вкладышей в них. Приказ можно сделать, например, началом 2004 г. (когда новые книги учета уже появились).

Речь идет о ситуациях, когда работник начал свою трудовую деятельность после 2002 года (именно тогда началась регистрация граждан в качестве застрахованного лица в системе обязательного пенсионного страхования), до этого времени факт работы подтверждался только записями в трудовых книжках, трудовыми договорами и др. бумажными документами. В подобных случаях не возникает проблем с тем, как восстановить страховой стаж при утере трудовой книжки.

Однако не стоит забывать, что записи в трудовой книжке имеют значение не столько для социального страхования или пенсионного обеспечения в далеком будущем, но и для подтверждения опыта работы по конкретной специальности (профессии) при трудоустройстве в данный момент. Поэтому трудовые книжки восстанавливают и довольно молодые работники, имеющие важную для их карьеры информацию в этом утраченном документе.

Как грамотно восстановить книгу учета движения трудовых книжек

Если надо восстановить книгу учета движения трудовых книжек, следует начать с заполнения титульного листа учетной книги. Номер пломбы вписывается в нужную строку. Кто ведет учет заполнения журналов Заполнение журнала учета движения книжек и вкладышей в них обычно выполняет кадровый специалист, бухгалтер или секретарь.

    Книга приходно-расходная. В ней ведется учет получения и выдачи бланков и вкладышей.

Это операция финансовая, поэтому учетом занимается бухгалтерия.
Книга учета движения трудовых книжек, а также вкладышей в них. В книгу заносятся сведения о приеме и увольнении работника, о получении и выдаче трудовой книжки уволенному сотруднику.

Это обязанность инспектора отдела кадров.

Как прошить книгу учета движения трудовых книжек?

Возможно ли восстановить трудовую книжку по ее копии Часто на практике возникает вопрос, можно ли и как восстановить трудовую книжку, если есть ее ксерокопия. Из Правил и Инструкции однозначно следует, что ксерокопия, пусть даже она заверена подписью должностного лица и печатью работодателя, не может являться основанием для заполнения дубликата, поскольку не обладает должной юридической силой.

Но польза от такой копии трудовой, безусловно, может быть: в процессе восстановления не будут пропущены прежние места работы и должности гражданина, и по отраженным в ксерокопии реквизитам приказов (распоряжений) их будет проще отыскать. Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд РФ Строго говоря, ПФ РФ в восстановлении утраченной трудовой книжки участия не принимает, он может лишь подтвердить уплату пенсионных взносов работником, а также его трудовой (ныне страховой) стаж.

Как восстановить книгу учета трудовых книжек

Главная → Бухгалтерские консультации → Трудовая книжка Обновление: 8 февраля 2017 г. Ситуации, когда работнику требуется восстановить свою утраченную трудовую книжку, нередки.

Можно ли востановить книгу учета трудовых книжек

Так, ошибочную информацию следует зачеркнуть одной линией, оставив при этом текст читаемым. Над зачеркнутым текстом следует записать верную информацию. Далее сотрудник, совершающий указанные действия, должен поставить отметку: «Исправленному верить», а также дату и свою подпись. Как оформить опломбирование. Образец опломбировки Как уже говорилось выше, ответить на вопрос, как опломбировать книгу учета трудовых книжек, можно на основании подп. 4 п. 41 правил ведения и хранения трудовых книжек. Она должна быть скреплена одним из способов:

На практике скрепление сургучной печатью используется мало, поскольку при этом может возникнуть ряд проблем:

  1. Необходимо изготовление специальной печати, чаще всего латунной.
  2. Необходимо приобретение сургуча и его растопка.
  3. Непрочность печати.

Трудовая книга. Учет движения трудовых книжек и вкладышей

Документ, подтверждающий статус работающего гражданина – трудовая книжка – выдается при оформлении работников и хранится у работодателя. Все передвижения этого документа должны фиксироваться в специальном регистре – книге/журнале учета движения трудовых книжек. Аналогично самим трудовым книгам, положено учитывать вкладыши к ним.

Законодатель не делает разницы между организациями по величине финансовых оборотов или численности персонала – обязанность вести регистр учета трудовых формуляров одинакова и для огромной корпорации, и для мини-предприятия со скромным штатом.

Имейте в виду: проверка, проводимая трудовой инспекцией, начинается с просмотра обязательных регистров, в том числе книги/журнала учета движения трудовых документов. Отсутствие ее чревато наложением немалого штрафа – от 30 до 50 тысяч рублей.

Журнал/книга учета может быть изготовлена типографским способом, такой регистр можно купить в специализированных магазинах. Организация вправе использовать журнал, изготовленный самостоятельно, но при этом обязательно выдерживание всех необходимых атрибутов.

Принцип организации учета

Вместе с обязанностью ведения предписанного регистра учета, на предприятии следует должным образом организовать этот процесс. Для этого приказом, составленным в простой форме, назначается ответственный сотрудник – представитель ОК, бухгалтер или секретарь. В приказе прописываются мероприятия, которые предстоит выполнять уполномоченному лицу при ведении книги учета трудовых книжек и порядок передачи обязанностей при его временном отсутствии.

При смене лица, назначенного приказом в качестве ответственного за ведение книги учета, необходимо соблюсти следующую процедуру:

  • составить акт приема-передачи рудовых книжек и вкладышей, хранящихся на предприятии (в том числе и незаполненных бланков);
  • оформить новый приказ о назначении уполномоченного работника.

В акте необходимо отразить и количество книжек лиц, ранее уволенных из компании, но не востребовавших свои документы на момент оформления приема-передачи.

Оформление книги учета

Журнал учета трудовых книжек предстоит вести весь период существования субъекта хозяйственной деятельности, поэтому регистр надлежит оформить соответствующим образом:

  • облачить журнал в жесткий переплет;
  • пронумеровать по возрастающей;
  • прошить и опломбировать книгу, заверить сургучом или номерной разовой пломбой. Шнур для прошивки закрепляется на последней странице журнала с двух сторон – изнутри и снаружи.
Читайте так же:  Постановка авто на учет по доверенности

Число листов фиксируется на задней обложке на приклеенном листке бумаги и удостоверяется визой руководителя.

Правила заполнения регистра

В книге учета трудовых книжек подлежит заполнению 13 колонок, каждая из которых имеет свое предназначение:

    в столбце 1 регистрируется порядковый номер вкладыша или трудовой книжки (без подразделения);

Надо знать: при выдаче работнику вкладыша трудовой книжки запись делается двумя строчками, с отдельным указанием каждого документа. Если у принятого работника уже вшит вкладыш в трудовую книжку, то в журнал записывается только первоначальный документ.

  • в колонках со 2 по 4 арабскими цифрами записывается дата (число/месяц/год) трудоустройства гражданина, фигурирующая в приказе о назначении;
  • колонка 5 – фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки/вкладыша, без сокращений;
  • столбец 6 – серийный номер документа (вкладыша или трудовой книжки). Для формуляров, изданных в 1938-1973 годах, нумерации книжек не предусмотрено, в графе проставляется прочерк. В документах, выпущенных с 1974 года, и в самых «свежих» – 2003 года указываются двузначная буквенная серия (АТ, ТК или ВК) и семизначный номер;
  • столбец 7 – трудовая функция принятого сотрудника или его должность, закрепленная в штатном расписании;
  • столбец 8 – название отдела или подразделения, куда принимается работник (по штатному расписанию);
  • столбец 9 – календарная дата и регистрационный номер приказа о трудоустройстве;
  • колонка 10 – подпись в принятии книжки/вкладыша, сделанная ответственным работником;
  • графа 11 – отражается сумма, уплаченная принятым на работу гражданином, за предоставление ему бланка трудовой книжки/вкладыша;
  • Важно: организация может издать локальный акт, по которому взимание стоимости трудовой книжки со вновь оформляемых работников не взимается.

  • колонки 12-13 заполняются при увольнении. В 12 графе проставляется число возврата трудовой книжки, а в 13 – бывший сотрудник обязан расписаться в получении документа.
  • В отдельных ситуациях в графах 12-13 содержится информация о том, когда бывшему работнику почтовой связью отправляется заказное уведомление о необходимости получения трудового документа. Это происходит, если уволившийся сотрудник не выказывает желания забирать свою трудовую книжку, или не может это сделать по иным основаниям.

    Если после почтового приглашения гражданин отказался от личного получения трудовой книжки, формуляр отправляется ему по почте.

    Если в журнале допущена ошибка

    Процедура заполнения журнала учета трудовых книжек не отличается сложностью, но не исключает возможность описки или ошибки при внесении данных. Исправить неточность целесообразно одним из двух методов:

    • перечеркнуть неверную строку и, при наличии свободного места, написать правильные сведения. Тут же делается отметка о должности и фамилии работника, вносившего изменения, которая заверяется его подписью;
    • оставить ошибочную строчку, а под ней внести пометку, что предыдущая запись считается недействительной. Тут же прописывается верная информация.

    Журнал учета трудовых формуляров ведется весь период существования юридического лица. Если все листы, присутствующие в книге, заполнены, необходимо оформить завершение журнала:

    • на первой (лицевой) странице указываются даты начала/окончания указанной книги, заверяются росписью ответственного лица;
    • полностью заполненный журнал подлежит передаче на архивное хранение, где он должен находиться 75 лет.

    Если в кадровом делопроизводстве используется неунифицированная форма книги учета трудовых книжек/вкладышей, и ее содержание не приведено в соответствие нормативным требованиям, следует закончить используемый журнал и приступить к ведению нового регистра.

    alishavalenko.ru

    Свежие записи

    Свежие комментарии

    Как делать исправления в книге учета движения трудовых книжек

    Поскольку в соответствии со статьей 65 Трудового кодекса РФ трудовая книжка предъявляется сотрудником при трудоустройстве, в данной графе укажите дату получения книжки от сотрудника или дату ее оформления, если сотрудник трудоустраивается впервые. В пятую графу книги впишите фамилию владельца трудовой книжки, а также полностью его имя и отчество. Серию и номер трудовой книжки или вкладыша в нее занесите в шестую графу. В седьмой графе отразите должность (профессию, специальность) сотрудника, указанную в трудовом договоре. Вместо должности (профессии, специальности) может быть указана конкретная трудовая функция (ст. 57 ТК РФ). Наименование структурного подразделения организации, в которое принят сотрудник, внесите в восьмую графу, если оно указано в трудовом договоре.

    Как вносятся исправления в книгу учета движения трудовых книжек?

    Нумерацию записей ведите в сквозном порядке. Во второй, третьей и четвертой графах поставьте дату (число, месяц, год) приема сотрудника на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее. Следует отметить, что фактически упомянуты две даты, чаще всего не совпадающие, это объясняется следующим:

    • в статье 66 Трудового кодекса РФ говорится о ведении трудовых книжек на сотрудников, проработавших в организации свыше пяти дней;
    • в пункте 8 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

    № 225, указано, что оформление трудовой книжки сотруднику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии сотрудника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

    • Трудовые книжки, которые выдаются сотрудникам впервые.

    Ошибка при заполнении книги учета движения трудовых книжек

    Поэтому если вы совершили оплошность, заполняя титульный лист или первую, внесённую в журнал запись, вам придётся брать на себя ответственность и расходы, заменив бланк. Заключение Как показывает практика, трудовая инспекция начинает свой рейд с проверки журнала учёта трудовых книжек.
    Многие работодатели сетуют и считают эти проверки мелочными придирками, стремлением навязать штраф. Однако ситуация складывается несколько иначе. Обозначенный документ в действительности играет существенную роль.

    Ведь это единственный источник, в котором дублируются данные трудовой. При их исчезновении по тем или иным причинам, восстановить информацию можно только при наличии Книги учёта движения ТК.

    Как исправить ошибку в книге учета движения трудовых книжек образец

    • лицо, специально уполномоченное, ответственное за заполнение и сохранность документов сотрудников.

    Пункт 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек регламентирует перечень требований, которым должна отвечать книга учета:

    • как бланк трудовой книжки или вкладышей в нее, книжку учета движения трудовых документов необходимо заверять печатью работодателя>
    • все страницы данного регистра необходимо пронумеровать>
    • чтобы избежать утери документов, внесенных в книгу учета, ее необходимо прошить очень прочными нитками, завязать концы на узел, а его скрепить надежной сургучной печатью.

    Не стоит забывать, что такой документ рассчитан не на один год использования, поэтому, чтобы книга учета движения трудовых не «стерлась» за годы своей службы, можно отделать ее твердым переплетом. Таким образом, намного проще становится заполнять этот регистр.

    Как исправить неверную запись в книге учета трудовых книжек?

    Минтруд рассказал, как исправить ошибку в книге учета трудовых книжек

    • зачёркивать и исправлять букву в тексте;
    • пользоваться ластиком;
    • использовать штрих и аналогичное средство.
    Читайте так же:  Оформление больничного после увольнения

    Если вы случайно допустили ошибку или описку, даже в самых незначительных случаях запись нужно исправить в соответствии с допущенными нормативами. В данном случае нормативы исправления ошибок в журнале вы должны разработать самостоятельно, исходя из собственного удобства, и утвердить их локальным законодательным документом.

    То есть, составьте приказ, в котором утвердите способ исправления ошибок. Опираясь на приказ, сделайте своего рода памятку, которую заверьте у руководителя предприятия и вложите в номенклатурные документы кадрового делопроизводства.

    Далее будете использовать его для внесения исправлений.

    Можно ли делать исправления в книге учета движения трудовых книжек

    Согласно положениям Трудового кодекса РФ, работодатель обязан обеспечить каждого своего сотрудника необходимым количеством бланков. Трудовая впервые выдается сотруднику, если он ранее нигде не был трудоустроен, и данное место работы является для него первым в жизни.Они могут выдаваться сотрудникам также в случае, если при первоначальном заполнении кадровым сотрудником были допущены грубые ошибки.

    • Трудовые книжки, которые предоставляют сотрудники, с записями с предыдущих мест работы.
    • После окончания в трудовой книжке разделов, содержащих информацию о работе или награждениях сотрудника, предусмотрено оформление дополнительного документа – вкладыша.

    Как исправить ошибку в книге учета движения трудовых книжек образец Как было сказано, данная графа самая проблемная.

    Как делать исправления в книге учета движения трудовых книжек

    Как сделать исправления в книге учета движения трудовых книжек

    • Как вносятся исправления в книгу учета движения трудовых книжек?
    • Как исправить неверную запись в книге учета трудовых книжек?
    • Как исправить ошибку в книге учета движения трудовых книжек образец

    Как вносятся исправления в книгу учета движения трудовых книжек? Поскольку в соответствии со статьей 65 Трудового кодекса РФ трудовая книжка предъявляется сотрудником при трудоустройстве, в данной графе укажите дату получения книжки от сотрудника или дату ее оформления, если сотрудник трудоустраивается впервые. В пятую графу книги впишите фамилию владельца трудовой книжки, а также полностью его имя и отчество.

    Серию и номер трудовой книжки или вкладыша в нее занесите в шестую графу. Как исправить неверную запись в книге учета трудовых книжек? В первой графе книги указывайте порядковые номера вносимых записей о движении трудовых книжек и вкладышей.

    Правомерными могут быть лишь два варианта, один из которых вы можете выбрать для пользования:

      Ошибочная запись зачёркивается тонкой, аккуратной линией. Ниже вносится достоверная запись и даётся формулировка: «Исправленному верить».

    Рядом ставится подпись лица, допустившего ошибку и расшифровка подписи (фамилия и инициалы). Укажите также свою должность и дату исправления ошибки.

  • Если вы допустили ошибку в записи, то поставьте следующий порядковый номер и внесите формулировку: «Запись за номером (указать – каким) считать недействительной». Сразу же, под текущим порядковым номером внесите надлежащую запись.
  • Важно, чтобы в целом документ вызывал впечатление документа, в чём немаловажную роль играет отсутствие ошибок и их исправлений.

    Что должен предпринять работодатель в связи с утерей книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним? Как оформить утерю? Как правильно завести новую книгу учета? Нужно ли указывать, что это дубликат?

    Ответ: Действующие нормативно-правовые акты не регламентируют порядок действий работодателя в случае, когда книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утеряна, в связи с чем рекомендуется по аналогии руководствоваться правилами выдачи дубликатов трудовых книжек в случае их массовой утраты работодателем и предпринять следующие действия:

    1. Создать комиссию по расследованию утери книги учета. В состав комиссии рекомендуется включить руководителя организации; лицо, ответственное за учет трудовых книжек, и иных заинтересованных лиц.

    2. В порядке работы комиссии затребовать у лица, ответственного за учет трудовых книжек, объяснительную, зафиксировав в ней причины утраты книги учета.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    3. По результатам работы комиссии составить акт, указав в нем результаты расследования факта утери книги учета.

    4. На основании акта издать приказ о начале ведения новой книги учета.

    5. Начать вести новую книгу учета в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225) (далее — Правила).

    В случае утери книги учета работодатель вправе указать, что новая книга является дубликатом. В то же время отсутствие подобной надписи при надлежащем оформлении новой книги учета не будет являться нарушением.

    Обоснование: В соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

    Порядок учета и хранения трудовых книжек установлен разд. VI Правил. С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее у работодателей ведутся (п. 40 Правил):

    а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

    б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее — книга учета).

    Форма книги учета утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

    В соответствии с п. 41 Правил в книге учета, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

    При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета.

    Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована.

    Согласно ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним подлежат хранению в течение 75 лет.

    Указанные выше акты не регламентируют порядок действий работодателя в случае, когда книга учета утеряна. Анализ норм Правил не позволяет сделать вывод о том, каким образом необходимо оформить утерю и как правильно завести новую книгу учета.

    В то же время ответственность за организацию работы по учету трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя, а ответственность за учет трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя (п. 45 Правил).

    Читайте так же:  Сколько штраф за восстановление паспорта

    Таким образом, утеря книги учета не освобождает работодателя от обязанности ведения учета движения трудовых книжек, следовательно, в рассматриваемой ситуации работодатель обязан завести новую книгу учета.

    При этом представляется необходимым зафиксировать факт утери книги учета.

    Учитывая отсутствие норм, регулирующих порядок действий работодателя в случае утери книги учета, рекомендуем по аналогии руководствоваться правилами выдачи дубликатов трудовых книжек в случае их массовой утраты работодателем (п. 34 Правил).

    Применительно к рассматриваемому вопросу рекомендуем в случае утери книги учета поступать следующим образом:

    1. Создать комиссию по расследованию утери книги учета. В состав комиссии рекомендуется включить руководителя организации; лицо, ответственное за учет трудовых книжек, и иных заинтересованных лиц.

    2. В порядке работы комиссии затребовать у лица, ответственного за учет трудовых книжек, объяснительную, зафиксировав в ней причины утраты книги учета.

    3. По результатам работы комиссии составить акт, указав в нем результаты расследования факта утери книги учета.

    4. На основании акта издать приказ о начале ведения новой книги учета.

    5. Начать вести новую книгу учета, соблюдая Правила.

    Особого внимания заслуживает изучение вопроса о том, какие данные необходимо внести в новую книгу учета: восстановить все предыдущие записи или внести в новую книгу только актуальные сведения о работниках, трудящихся в организации на момент заведения новой книги учета.

    Представляется, что однозначный ответ на этот вопрос дать сложно.

    На наш взгляд, в том случае, если утерянная книга учета велась на протяжении десятков лет, восстановление всех утраченных сведений — трудновыполнимая, а подчас и невозможная задача. Наибольшие сложности возникнут при заполнении граф 10 (расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку) и 13 (расписка работника в получении трудовой книжки) книги учета.

    Если же утерянная книга велась на протяжении непродолжительного времени и восстановление записей в новой книге представляется возможным, то, на наш взгляд, данные лучше восстановить.

    Учитывая отсутствие нормативно закрепленного порядка заведения новой книги учета в случае утери предыдущей, работодатель, на наш взгляд, вправе самостоятельно решить вопрос о восстановлении записей о трудовых книжках работников организации, получивших трудовые книжки на руки в связи с прекращением работы в организации.

    Однако следует особо отметить, что это не отменяет обязанности работодателя внести в новую книгу учета записи о трудовых книжках работников, продолжающих свою работу в организации (в соответствии с п. 45 Правил).

    Правила не содержат информации о возможности оформления дубликата книги учета, ввиду чего неясно, необходимо ли в новой книге учета указывать, что она является дубликатом.

    В то же время Правила предусматривают обязанность работодателя завести дубликат трудовой книжки работника в случаях ее утери работником (п. 31 Правил) или работодателем в результате чрезвычайной ситуации (п. 34 Правил). По аналогии с указанными нормами Правил представляется, что в случае утери книги учета работодатель вправе указать, что новая книга является дубликатом. Однако отсутствие подобной надписи, на наш взгляд, при надлежащем оформлении новой книги учета не будет являться нарушением.

    Акт закрытия журнала трудовых книжек

    Правила закрытия журнала регистрации движения трудовых книжек в организации

    > > Подпись (смотрите вопрос-ответ 4 с информационного портала Роструда «Онлайнинспекция.РФ»). В заключение отметим, что работодатель и лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, могут быть привлечены к административной ответственности по ст.

    5.27 КоАП РФ, если Книга учета ведется работодателем по неустановленной форме или не отвечает требованиям п.

    41 Правил, согласно которому она должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована (смотрите, например, постановление Московского городского суда от 10.09.2012 N 4а-1925/12).

    Соответственно, чтобы избежать таких негативных последствий, Книгу учета необходимо вести по установленной форме. Кроме этого она должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована.

    Как восстановить утерянную или поврежденную книгу учета движения трудовых книжек

    Вы здесь Каждый работодатель и индивидуальный предприниматель обязаны учитывать движение не только трудовых книжек, но и прилагающихся вкладышей. Для этого в любой организации ведется специальная книга учета.

    Хранится такая книга в течение 75 лет, поэтому у нее должна быть плотная обложка и хороший переплет.

    Будет сложно восстановить учет движения всех книжек, если раньше не велись записи надлежащим образом.

    Не забудьте проинформировать своего руководителя об этом, желательно в письменной форме – докладной записке.

    Акт приема-передачи трудовых книжек

    10424 Ведение и содержание на предприятии должно вестись в определенном порядке.

    Сначала необходимо издать от лица руководителя компании приказ, в котором будет указана необходимость передачи документов и назначено новое ответственное лицо. Затем на основании этого приказа производится непосредственная передача трудовых книжек, вкладышей в них и чистых бланков, которая должна сопровождаться их ревизией, т.е.

    осмотром, проверкой, и подсчетом. Информация о передаче оформляется специальным актом, кроме того, это действие быть зафиксировано в журнале учета движения трудовых книжек.

    Приказ на закрытие книги движения трудовых книжек

    Пример: Внесение записей Текст, вносимый в книгу учета, должен вестись темными чернилами.

    В оформлении журнала необходимо соблюдать условия делового письма – не допускать сокращений в написании имени, отчества, должности и места работы сотрудника. Как сделать запись о дубликате?

    Выдача дубликата трудовой книжки взамен утерянной формы производится по аналогии с оформлением документа для работника первого места трудоустройства.

    Сведения о документе вносятся в журнал. Основанием для записи служит не приказ о приеме на работу, а заявление работника. Запись вносится под своим номером на строке, соответствующей хронологии выдачи и сопровождается ссылкой – «дубликат».

    Пример: Нумерация Журнал имеет сквозную нумерацию, проставленную до ее прошивки.

    Как закрыть книгу учета движения трудовых книжек

    / / Также стоит отметить, что вести одновременно две книги учета движения трудовых книжек неправильно.

    Такое требование связано с длительной эксплуатацией книги и последующим хранением.

    Книга должна быть пронумерована от начала до конца перед поступлением в использование.

    Книга обязательно прошнуровывается.

    Края шнура должны быть приклеены при помощи небольших листов бумаги с внутренней стороны обложки. Книга опечатывается сургучом или пломбой.

    Сургучная печать обязательно должна ставиться на часть листа бумаги, на края шнурка, выступающие из-под нее, и обложку.

    Акты по трудовой книжке

    09 Марта 2019 в 12:26 Разнообразие ситуаций, возникающих при работе сотрудника отдела кадров с бланками, требует оформления внутренних дополнительных документов. Рассмотрим некоторые из них. Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Составляется для передачи другому сотруднику кадровой службы, назначенному приказом руководителя ответственным за ведение и хранение бланков.

    Читайте так же:  Оформление графика отпусков по правилам

    Документы в этом случае передаются по акту в соответствии с книгой учета движения книжек. В нем указывается перечень передаваемых документов, также вносится информация о наличие вкладышей. После этого производится передача.

    Как оформляется акт приема-передачи трудовых книжек? Образец можете посмотреть здесь: Испорченные при заполнении бланки и вкладыши подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Для того,

    Когда можно закрыть книги учета движения трудовых книжек?

    Ответ на вопрос: Рассмотрев ваш вопрос можно сказать, что законодательством данный момент не урегулирован.

    Полагаем, что можно поступить следующим образом: выбрать одну книгу, которая будет вестись в организации. Остальные следует «закрыть», пояснив после последней записи причину прекращения ее ведения (т.е.

    указать, что все перенесено в основную книгу), а также указав общее количество зарегистрированных в каждой книге, трудовых книжек работников. Подробности в материалах Системы Кадры: О читайте подробнее здесь.

    1.Ответ: Как поступить, если в организации потеряли книгу учета движения трудовых книжек И.И.

    Шкловец является обязательным для заполнения документом в каждой организации ( Правил, утвержденных ). При этом действующее трудовое законодательство не регламентирует порядок действий работодателя в случае, когда книга учета движения трудовых книжек утеряна.

    Поэтому рекомендуется руководствоваться по аналогии правилами и предпринять следующие действия: 1.

    Акт об утере книги (журнала) учета трудовых книжек

    Вы здесь Согласно трудовому законодательству, все работодатели обязаны заводить для своих работников трудовые книжки. Это необходимо, если у работника ее не было ранее или в случае утраты имевшейся ранее.

    Выдача бланка фиксируется выдавшей организацией в журнале учета движения. Но бывают случаи утраты самого журнала учета, а также когда документация вообще не велась должным образом. Для решения этой проблемы следует составить акт об утере книги учета трудовых книжек.

    Не существует нормативного решения проблемы с утратой книги учета трудовых.

    Значимые источники информации рекомендуют поступить аналогично, как при массовой утрате книжек работодателем в связи с форс-мажорными обстоятельствами.

    Как и в случае утери книжек, следует создать комиссию, для чего руководитель организации издает приказ. Результатом ее работы должен стать акт об утере учетного документа, в данном случае, книги учета трудовых книжек.

    Акт об утере книги журнала учета трудовых книжек

    Нормативные документы не оговаривают, необходимо ли восстановить информацию журнала полностью или ограничиться только сведениями текущего дня по сотрудникам, работающим в организации в данный момент. Действительно, в реальности невозможно восстановить журнал учета, который велся на протяжении десятилетий.

    Но если журнал был заведен не очень давно и существует возможность его восстановить, имеет смысл приложить силы и время для этого.

    Ведь нормативно прописанные сроки хранения журнала учета трудовых составляют 75 лет.

    Грамотное ведение журнала учета бланков С целью обезопасить учетный документ от несанкционированных изъятий или вложений, следует расчертить и пронумеровать сразу все страницы книги учета.

    После их нужно прошить и на концы завязанного шнурка поставить пломбу. Рядом с ней сделать надпись «Прошнуровано и опломбировано (столько-то) листов».

    Соответственно, за нарушения,

    Акт на списание трудовых книжек

    1497 — обязательный документ работника.

    Ее должен заполнять работодатель и хранить у себя в особом порядке, поскольку трудовая (как и вкладыш в нее) относится к бланкам строгой отчетности. Если кадровик заполнил ее с ошибками или она повредилась в результате стихийных бедствий, то бланк подлежит уничтожению, при этом составляется акт списания трудовых книжек. Особенности его формирования рассмотрим в статье.

    ФАЙЛЫ Все, что касается ведения трудовой книжки, описано в следующих законодательных документах:

      Правилах ведения трудовых книжек, утвержденных Пост. Правительства РФ от 16-04-2003 г. №225; Инструкции по заполнению трудовых книжек, содержащийся в Пост. Минтруда РФ от 10-10-2003 г. №69.

    Работник, устраиваясь в организацию, обязан сдать трудовую своему работодателю.

    Когда человек трудоустраивается впервые, такой документ заводит сам работодатель. Списать трудовую книжку кадровик бывает вынужден в таких случаях: Порча бланка по вине кадровика.

    Акт на списание трудовых книжек

    Copyright: фотобанк Лори Бланки и вкладыши трудовых книжек учитываются в организациях с особой строгостью.

    Уничтожить и списать испорченные бланки просто так нельзя – предварительно необходимо составить акт на списание трудовых книжек. Такое требование установлено в п.

    42 Постановления Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225. составляют в таких случаях:

    1. вследствие порчи документов под воздействием сырости в помещении;
    2. если с годами бланки трудовых книжек потеряли должный вид;
    3. при порче вследствие природных катастроф (наводнений, землетрясений и пр.);
    4. вследствие порчи в результате неаккуратного обращения;
    5. при порче от техногенных катастроф и аварийных ситуаций.
    6. при неаккуратном заполнении новых книжек сотрудниками отдела кадров;

    Для уничтожения руководство организации должно создать специальную комиссию.

    Акт закрытия журнала трудовых книжек

    Нормативные документы не оговаривают, необходимо ли восстановить информацию журнала полностью или ограничиться только сведениями текущего дня по сотрудникам, работающим в организации в данный момент.

    Действительно, в реальности невозможно восстановить журнал учета, который велся на протяжении десятилетий.

    Но если журнал был заведен не очень давно и существует возможность его восстановить, имеет смысл приложить силы и время для этого. Ведь нормативно прописанные сроки хранения журнала учета трудовых составляют 75 лет. Грамотное ведение журнала учета бланков С целью обезопасить учетный документ от несанкционированных изъятий или вложений, следует расчертить и пронумеровать сразу все страницы книги учета.

    После их нужно прошить и на концы завязанного шнурка поставить пломбу.

    Рядом с ней сделать надпись «Прошнуровано и опломбировано (столько-то) листов». Прямого указания законодательства на запрет не имеется, но вести электронную книгу нет возможности.

    Акт закрытия журнала трудовых книжек

    Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-47-72. Это быстро и бесплатно! Оглавление:

    1. Кто назначает ответственное лицо?
    2. Оформление книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
    3. Как осуществляются записи?
    4. Форма книги
    5. Приходно-расходная книга
    6. Что собой представляет книга учёта и какие задачи выполняет?
    7. Срок хранения
    8. Вкладыши: что это такое?
    9. Как вносятся исправления?
    Видео (кликните для воспроизведения).

    Что собой представляет книга учёта и какие задачи выполняет?

    Как восстановить утерянную или поврежденную книгу учета движения трудовых книжек
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here