Как правильно выставлять счет на оплату

Создать счет на оплату

Чтобы создать новый счет на оплату, выберите в меню Выставить счет. Откроется форма для составления нового счета.

Специально для удобства

  • Чтобы быстро найти и выбрать контрагента, наберите 2-3 символа его наименования (или ИНН).
  • Названия некоторых полей можно редактировать, например, ОГРН изменить на ОГРНИП, или Расчетный счет (р/с) на Лицевой счет (л/c).
  • Выбор валюты и её цифровой код соответствует классификатору ОКВ.
  • Товарные позиции можно добавлять, удалять и перемещать вверх-вниз.
  • При заполнении единицы измерения цифровой код заполняется автоматически в соответствии с классификатором ОКЕИ.

Как заполнить счет?

Ниже приведено подробное описание и пример заполнения всех полей в счете.

  • Номер и дата счета заполнятся автоматически при сохранении счета. Номер присваивается в соответствии с нумерацией документов (счета), а дата будет текущая. При необходимости номер и дату можно указать вручную.
  • Продавец и покупатель. Выберите продавца и покупателя. Если нужного контрагента нет в списке или это новый контрагент, тогда нажмите «показать все реквизиты», а затем «Добавить нового контрагента». Откроется форма добавления контрагента, заполните необходимые реквизиты и нажмите Сохранить.
  • Счет за… — укажите общее и краткое наименование товаров или услуг в счете (можно не заполнять).
  • …по Договору (номер, дата) — номер и дата договора, если счет выставляется на основании договора (можно не заполнять).
  • НДС — укажите налоговую ставку.
  • Валюта — укажите наименование и код валюты в соответствии с классификатором ОКВ.
  • Печатная форма счета — укажите необходимую печатную форму.

Товар и услуги

  • Наименование товара / услуги. Поле поддерживает многострочный текст.
  • Цена — указывается стоимость за единицу.
  • Кол-во — количество товаров / услуг.
  • Ед. изм.: Код и Имя — указывается код и наименование единицы измерения в соответствии с классификатором ОКЕИ.
  • НДС — налоговая ставка НДС.
  • Сумма — столбец считается автоматически, но также предусмотрен ручной ввод суммы, в этом случае стоимость за единицу рассчитается автоматически.

Примечание к счету

  • Примечание — укажите дополнительную информацию. Сроки поставки, условия оплаты, необходимые документы при получении товара, особенности товара или технические характеристики и т. д., всё, что считаете важным.

После заполнения данных нажмите Сохранить.

Является ли счет на оплату договором?

Договорные отношения между участниками возникают при оформлении соглашения. Его заключение предполагает возникновение соответствующих прав и обязанностей. Но чек также является документальным подтверждением договорных отношений между лицами. Может ли он заменять договор? Считается ли он договором? Рассмотрим в этой статье.

Считается ли счет договором?

Договорные отношения между партнерами появляются при оплате счета на продукцию или услуги. При этом не важно, есть ли соглашение в письменном виде. Соответствующие положения указаны в статьях 433, 434, 438 ГК РФ. Будет ли считаться счет договором? Все определяется методом оформления соглашения.

В каких случаях счет будет являться договором

В ряде ситуаций для образования договорных отношений нужен только счет на оплату. Соглашения составлять вовсе не требуется. Сделка сопровождается счетом, исполненным в форме оферты. Юридически значимая оферта – это счет со всеми необходимыми существенными условиями.

Как определить, будет ли считаться счет договором? Нужно установить, присутствуют ли в нем существенные положения. Рассмотрим эти существенные условия:

  • Название продаваемой продукции.
  • Объем товара.
  • Единица измерения.
  • НДС.
  • Наименование обеих сторон, их реквизиты.
  • Ставка НДС.
  • Сроки, в которые должен быть оплачен товар.
  • Подписи и их расшифровки.

Рекомендуется поставить на счете печать организации. Это позволит придать документу дополнительный юридический вес, что станет аргументом в рамках судебных разбирательств. Счет, представленный в форме оферты и оплаченный, является заменой соглашения.

В каких случаях счет не будет являться договором

В ряде случаев счет не может считаться договором даже в том случае, если в нем есть существенные условия. Актуально это для следующих форм сделок:

  • Реализация недвижимости (статья 550 ГК РФ).
  • Реализация предприятия (статья 560 ГК РФ).
  • Аренда зданий (статья 651 ГК РФ).

Все эти сделки всегда связаны с оформлением договора. Отчасти это объясняется тем, что это сделки, предполагающие операции с большими суммами. Чем больше сумма, тем важнее документальное подтверждение.

Выставление счета без соглашения

Можно ли выставлять счет без составления соглашения? Можно при наличии двух обстоятельств:

  • Наличие существенных условий в чеке (объем продаж, наименование товара).
  • Сделка не входит в перечень операций, для которых наличие договора является обязательным.

Оплата товара покупателем – это и есть согласие с условиями, предложенными продавцом. В суде подобные операции признаются разовой сделкой. То есть права и обязанности участников касаются только одной сделки.

Мнение специалистов

Рассмотрим пример. У фирмы есть только счет на оказание услуг. В нем прописаны эти положения: название, количество проданного, стоимость, наличие платежного поручения. Может ли этот счет являться подтверждением оформления договора поставки? Да, если есть следующие условия:

  • Документ адресован определенному лицу.
  • Из счета можно понять, кто именно выставил его.

Если все эти условия соблюдены, то чек является аналогом оформления соглашения поставки в простой форме. Как обосновывается этот вывод? Рассмотрим детально. Есть два определения договора с точки зрения закона:

  • Договор представляет собой сделку, фиксирующую волю нескольких людей или фирм (статья 153-154 ГК РФ).
  • Соглашение – это документ, фиксирующий условия возникновения обязательств.

В пункте 1 статьи 161 ГК РФ указано, что сделки выполняются в письменной форме. Но составление договора – это не единственный метод оформления сделки. Договор, на основании пункта 2 статьи 432 ГК РФ, может заключаться через направление оферты. Оферта – это предложение о заключении соглашения. Один участник направляет оферту, а другой принимает это предложение. В пункте 2 статьи 434 ГК РФ также указано, что договор может заключаться через обмен бумагами. Еще один способ заключения соглашения – выполнение условий сделки (пункт 3 статьи 434, пункт 3 статьи 438 ГК РФ). К примеру, это может быть отгрузка товара, исполнение услуг.

Читайте так же:  Сколько зарабатывает промоутер в 14 лет

Рассмотренные методы заключения договора используются в том случае, если в законе нет специфических требований к совершаемой сделке (статья 434, 550 ГК РФ). К примеру, если это не сделка с недвижимостью. То есть если в оферте есть все существенные условия, она заменяет договор. Оплата по чеку – это акцепт, подразумевающий заключение договора. Документа, подписанного покупателем и продавцом, в этом случае нет. Но это не имеет значения. Этот вывод подтверждается этими нормативными актами:

  • Постановлением Правительства ВАС №981/98 от 6 октября 1998 года.
  • Постановлением ФАС Северно-Западного округа №А44-80/2008 от 4 мая 2009 года.
  • Постановлением ФАС №Ф09-1968/09-С5 от 13 апреля 2009 года.

Для чего вообще ставить вопрос о том, может ли являться чек договором? Актуальным это становится при возникновении конфликтных ситуаций. Особенно это важно в контексте судебных разбирательств. Рассмотрим пример. Компания стала сотрудничать с поставщиком. У последнего она заказывает продукцию на определенную сумму. Возникла необходимость вернуть товар в связи с тем, что обнаружен дефект. Именно чек является основанием для возврата. Кроме того, он является подтверждением сделки.

Когда не нужен счет на оплату

Если счет может заменить договор, то верна ли обратная ситуация? Это также принципиальный вопрос. Если в бухгалтерии будут допущены ошибки, на компанию может быть наложен штраф. А потому важно изучить, какие документы являются взаимозаменяемыми.

Нужно ли оформлять счет на оплату, если имеется договор? Счет можно не выставлять в том случае, если в соглашении содержится эта информация:

  • Тарифы.
  • Стоимость.
  • Наличие НДС.
  • Акцизный налог.
  • Сроки оплаты.

То есть из договора должны быть известны все существенные условия. Примером является счет-договор, который может заменить обычный договор. В этом документе указываются перечень проданной продукции, ее стоимость, общая сумма поставки.

Однако есть случаи, когда наличие счета на оплату обязательно. К примеру, он актуален при наличии соглашении общего типа. Это может быть договор на оказание услуг ЖКХ, сотовых услуг. В подобных соглашениях информация по сделке обычно не конкретизируется. В них нет сведений о стоимости услуги/продукта. А потому нужен чек для конкретизации определенной операции.

К СВЕДЕНИЮ! Резюмируем: счет и договор – это разные документы. Однако иногда они могут заменять друг друга. Но актуально это не для всех ситуаций.

Как выставить счет на оплату в организации? Правила выставления счета

Счет на оплату – это документ, на основании которого клиент компании оплачивает ее услуги или приобретенные товары. Он содержит реквизиты подрядчика или продавца, по которым плательщик производит перевод, а также перечень оказанных услуг или поставляемых товаров.

Также может служить офертой, если отсутствует договор между поставщиком и покупателем. В этом случае оплата по нему означает согласие с офертой со стороны покупателя.

Перечень форм для выставления счета на оплату

В российской бизнес-практике используется две разновидности документов: стандартный счет на оплату и счет-фактура.

Многие путают эти документы. На самом деле они имеют различные цели и отличаются между собой с точки зрения порядка заполнения. Счет-фактура служит налоговым документом, предназначенным для учета НДС и отображает движение товарно-материальных ценностей. Он выставляется уже после поставки товаров или по факту выполнения работ.

Важно: Счет на оплату – это необязательный документ, оплату в пользу продавца можно производить и без него. Он также не относится к первичным документам, которые служат подтверждением произведенных расходов (в отличие от накладных и актов выполненных работ), но широко применяется организациями

Для международных поставок также используется инвойс. Различают таможенный и коммерческий инвойс, каждый из которых обладает своим набором реквизитов. Он может одновременно являться сертификатом соответствия.

Как выписать счет на оплату?

ng>Унифицированная форма на оплату не разработана, поэтому компания вправе разработать собственный шаблон. Законодательно не предусмотрен перечень обязательных полей, но обычно организации включают в счет следующие разделы:

  • наименование продавца (подрядчика);
  • его реквизиты: ИНН и КПП (только для компаний), юридический и фактический адрес;
  • контактные данные поставщика: телефон, факт и электронная почта;
  • порядковый номер и дата выставления – это облегчит понимание, за что именно поступили деньги на р/с (обычно покупатель пишет в разделе назначение в платежном поручении примерно такую фразу «Оплата счета №… от …2016 года за стройматериалы»);банковские реквизиты поставщика:наименование банка и его БИК, адрес банка, корсчет и расчетный счет;
  • наименование оказываемых услуг или отгружаемых товаров, их количество, цена за единицу и общая стоимость.

Вместо указания на наименование продукции можно сослаться на Договор (например, «Аванс по договору подряда №245 от 28.09.2016») или просто указать основание его выставления («За услуги связи», «За электроэнергию» и пр.).

Чтобы создать счет на оплату как оферту, он должен содержать указания на важные условия сделки.

Например, товар будет отгружен в течение 3 рабочих дней после оплаты или поступления денег на р/с продавца. Указание срок оплаты счета позволяет в этом случае зафиксировать условия соглашения на определенный период. Таким образом, соблюдать правила оформления счетов на оплату, становиться очень важным элементом работы предприятия, так как несет определенную юридическую ответственность.

По желанию компании можно прописать и иные сведения в документе:

  • разместить логотип компании;
  • указать реквизиты плательщика;
  • валюту оплаты – он может быть выставлен в рублях или другой валюте;
  • другие важные условия — например, указать сколько действует документ (например, «Данный документ действителен в течение 30 дней») , что особенно актуально для товаров и услуг, на которые быстро меняются цены.
Читайте так же:  Сколько служат на альтернативной службе

Отличия при выставлении с НДС и без НДС

Все компании или организации, которые работают на ОСНО, должны начислять НДС на стоимость оказываемых услуг или отгружаемых товаров. Поэтому они обязаны указывать отдельной строкой размер выделенного НДС «в том числе НДС».

Некоторые налогоплательщики освобождены от уплаты НДС. Это индивидуальные предприниматели и организации, которые перешли на упрощенку. Поэтому они должны указать в графе «в том числе НДС» прочерк или прописать «без НДС». Некоторые покупатели могут потребовать официальное письмо от ФНС, которое подтверждает правомерность работы без НДС. В данном письме содержится указание на применяемую систему налогообложения (УСН с объектом «доходы» или «доходы минус расходы»).

В некоторых случаях крупные компании требуют от поставщика выставить им счет-фактуру с нулевым НДС. Упрощенцы вправе выставлять нулевые счета-фактуры и это не служит основанием для подачи отчетности по НДС или перечисления налога в бюджет.

Регистрация выставленного счета

Организации не обязаны вести учет выставленных и оплаченных счетов на оплату. Расходы на оплату товаров и услуг они учитывают по накладным и актам, доходы – по факту поступления денег на р/с.

Более того организации на УСН не должны платить НДС и не могут рассчитывать на компенсацию этого налога из бюджета. Но они могут по собственному желанию учитывать выставленные и оплаченные документы в удобной форме. На основании этой информации компания может проводить дополнительную работу с покупателями: уточнять почему не было оплаты и предлагать различные стимулы для решения вопроса (скидки, сопутствующий сервис).

Организации должны регистрировать только счета-фактуры в «Книге продаж» (на основании выставленных счетов) или «Книге покупок» (на основании полученных счетов). Это обязанность возлагается только на организации на ОСНО. Здесь указывается такая информация как дата и номер выставления счета-фактуры, его номер, сумма с учетом налога, размер налога и пр.

Нужна ли печать?

Печать и подпись ответственного лица (главного бухгалтера, самого руководителя или ИП) не является обязательными реквизитами счета на оплату. Но многие компании отказываются оплачивать по документам без подписи и печати.

Счет-фактуру обязано подписать уполномоченное лицо (директор, главбух или ИП с указанием ОГРНИП).

Нужен ли оригинал счета плательщику?

В современных условиях большая часть счетов выставляется и оплачивается дистанционно. Таким образом, сделать счет на оплату, можно и в электронном виде. Отсканированные счета направляются по почте или с помощью факса. Но в некоторых случаях можно направить оригинал документа по почте или через курьера.

Плательщику НДС требуется оригинал счета-фактуры, чтобы он смог принять НДС к вычету. Поэтому он оформляется в двух экземплярах, один из них остается у продавца, другой – у покупателя.

Сегодня допускается электронный обмен документами, но они должны быть подписаны с помощью ЭЦП. Факсимильная подпись и печать недопустимы, такие счета-фактуры могут быть не приняты к учету.

Как выставить счет на оплату по безналу?

Приведем инструкцию по выставлению счета на оплату:

Распечатайте документ и скрепите его подписью и печатью. Остается отправить его поставщику и дождаться поступления денег на указанные реквизиты.

Таким образом, счет на оплату существенно упрощает расчеты между продавцом и покупателем. Поэтому он широко применяется в организациях и у индивидуальных предпринимателей , хотя и не является обязательным документом.

Счет на оплату онлайн

Здесь можно заполнить и распечатать счет Удобно, быстро, бесплатно Любого образца

(по инструменту Счет-онлайн)

Что такое счет?

Счет на оплату — это документ от Продавца к Покупателю, который содержит реквизиты для оплаты и перечень товаров и (или) услуг. Счета на оплату обычно отправляют Покупателю по электронной почте.

Обязательными в Счете являются следующие реквизиты:

  • наименование организации или Индивидуального предпринимателя;
  • ИНН (и КПП для ЮЛ);
  • банковские реквизиты, расчетный счет, кор. счет, наименование банка и БИК;
  • перечень товаров и услуг;
  • итоговая сумма платежа;
  • сумма НДС или указание, что НДС не облагается (без НДС).

Чистый бланк счета для ручного заполнения

Рекомендации по заполнению счета на оплату

(вариант формы № 1)

В шапке счета можно расположить логотип и в перечне товаров и услуг присутствует колонка с НДС.

(вариант формы № 2)

Данная форма является упрощенной и используется по умолчанию во многих бухгалтерских программах.

  • В начале счета заполняется таблица, напоминающая платежное поручение. В ней указываются платежные реквизиты Продавца (получателя платежа). Это наименование организации, ИНН, КПП, расчетный или лицевой счет, наименование банка, БИК и кор.счет.
  • Далее указывается номер счета, который соответствует учетной политике организации. Это может быть порядковый номер счета (с начала года) или специальный составной номер. Указывается дата составления счета.
  • Реквизиты Продавца необходимо указать полностью. Наименование организации, ИНН, КПП, ОГРН, адрес, расчетный или лицевой счет, наименование банка, БИК и кор.счет. Также можно указать телефон, факс, e-mail и web-сайт компании.
  • Реквизиты Покупателя указываются полные или сокращенные. Достаточно указать только наименование организации.
  • В таблице перечисляются товары и услуги, стоимость, количество, единица измерения.
  • После перечня товаров и услуг можно указать детали счета, например, «срок оплаты товара», «условия доставки или самовывоза» и др.
  • В конце счета указывается ФИО руководителя организации и главного бухгалтера. Наличие подписи и печати необязательно, но некоторые компании не рассматривают счета без подписи и печати.

Сервис выставления счетов на оплату

Для создания и ведения первичных (бухгалтерских) документов

Cчета, Акты, Накладные, Счета-Фактуры, УПД, Договоры, Приложения, ПКО, РКО, Доверенности, Платежные поручения, Квитанции Сбербанка

Наши тарифы

Подключение осуществляется на основании Лицензионного договора.

Основным преимуществом нашего сервиса является отсутствие каких-либо ограничений на любом тарифе

Читайте так же:  Сколько киловатт выделяется на квартиру

Посмотрите какие возможности вам станут доступны сразу после регистрации в базовом функционале.

Подключайте платные опции, когда они требуются

Подключение осуществляется на основании Лицензионного договора.

Как начать пользоваться сервисом?

  • 1 Зарегистрируйтесь Займет не более одной минуты
  • 2 Создайте свою базу Для работы со счетами и другими документами
  • 3 Добавьте продавца Укажите свои реквизиты и банковский счет
  • 4 Добавьте контрагента Покупателя, которому необходимо выставить счет
  • 5 Выставить счет Создайте счет, добавьте товары, услуги и цены
  • 6 Отправьте счет по e-mail Счет клиенту по электронной почте

Зарегистрироваться

Подключите тариф «Пробный» и пользуйтесь всеми возможностями целый месяц

Тариф «Пробный» позволяет использовать все платные возможности сервиса в течение одного месяца. При необходимости данный тариф можно продлить неограниченное число раз.

Подключение осуществляется на основании Лицензионного договора.

Видео (кликните для воспроизведения).

Пожалуйста, задайте все интересующие вас вопросы, мы с удовольствием на них ответим

Не нашли ответ на свой вопрос, задайте его нашим специалистам

Техническая поддержка предоставляется по электронной почте, по телефону, через ВКонтакте, Viber или Whatsapp

Мы работаем с понедельника по пятницу с 10:00 до 18:00. Суббота, воскресенье — выходной день.

Вы можете заказать у наших специалистов разработку индивидуальных печатных форм, обработку и загрузку подписи и печати в счет, а также мы можем разработать необходимый функционал, которого вам не хватает в сервисе

Мы гарантируем полную конфиденциальность данных

Cоглашение об обработке персональных данных.

Все лица (далее Пользователи), заполнившие на данном сайте сведения, которые составляют персональные данные (в том числе электронный адрес), подтверждают своё согласие на обработку персональных и других данных. Оператор персональных данных (далее Оператор) не распространяет и не предоставляет персональные данные третьим лицам, использует их исключительно для исполнения договора и информационных рассылок. Самостоятельное удаление аккаунта отменяет согласие на дальнейшую обработку персональных данных и их хранение.

Пользователь и Оператор (совместно именуемые Стороны, а раздельно Сторона) обязуются использовать конфиденциальную информацию исключительно в целях, связанных с исполнением настоящего договора. Каждая из Сторон предпримет все необходимые действия, предотвращающие разглашение или противоправное использование конфиденциальной информации. Стороны соглашаются также, что доступ к любой конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам и представителям Сторон, деятельность которых непосредственно связана с исполнением настоящего договора.

Как выставить счет

Как выставить счет

Похожие публикации

Для того, чтобы покупатель оплатил товар безналичным способом, ему необходимы, в частности, сведения о банковских реквизитах продавца, данные, идентифицирующие продавца (наименование организации, ИНН, КПП), информация о стоимости товара, его наименовании. Счет на оплату – это документ, который содержит все необходимые реквизиты для оплаты безналичным способом. Таким образом, выставление счета на оплату – это сообщение покупателю реквизитов для оплаты, а также факта ожидания от него оплаты.

Обычно счет на оплату выставляется на основании первичных учетных документов. Например, речь идет о договоре поставки с оплатой по безналу. Кроме договора поставки, составляются расчетные документы, первичные документы, транспортные и товаросопроводительные документы. Также, если продавец является плательщиком налога на добавочную стоимость, нужно выдать покупателю счет-фактуру. Для того, чтобы покупатель смог корректно оплатить продавцу приобретенные товары безналичным способом, необходимо выставить счет на оплату. Предоставлять покупателю документы, подтверждающие факт поступления оплаты на расчетный счет организации-продавца, законодательством не предусмотрено.

Выставление счета может вызвать затруднения, так как унифицированной формы данного документа законодательством не утверждено и фактически он разрабатывается компанией самостоятельно. Между тем, стоит учитывать, если выставление счетов используется сторонами, то организация, которая оформляет счет, несет ответственность за его оформление и содержание.

В каком случае может понадобиться перевыставить счет на оплату? В случае если счет будет оформлен ненадлежащим образом, отдел бухгалтерии просто не примет его на оплату, и покупатель попросит переоформить документ – выписать счет на оплату с учетом замечаний. Причиной для перевыставления счета может послужить некорректное указание реквизитов, указание неполной информации (например, забыли указать номер расчетного счета) и т.д. В какой еще ситуации поставщик может получить сообщение: «просим вас выставить счет на оплату»? Случаются ситуации, когда необходимо переадресовать счет на оплату на другое лицо (необходимо помнить, в случае, если обязанность по оплате за одно юрлицо берет другое юрлицо, это должно быть оформлено документально – например, дополнительным соглашением).

Выставить счет на оплату (образец счета на оплату мы приведем в конце статьи) несмотря на то, что по факту они не являются обязательными документами, на практике является частой ситуацией. Целесообразно утвердить некий шаблон для выставления счета, то есть утвердить образец самого документа, правила (последовательность) внесения данных в документ, чтобы содержание счета не менялось от договора к договору и от исполнителя к исполнителю.

Как правильно выставить счет на оплату?

Счет на оплату может быть оформлен на фирменном бланке компании, однако это не является обязательным. То, каким будет бланк для выставления счета на оплату услуг, компания вправе определить самостоятельно, придерживаясь общих правил оформления исходящих документов.

Как правильно выставить счет? Как внешний документ, счет на оплату должен содержать определенные реквизиты, чтобы покупатель мог корректно оплатить счет.

В шапке документа обычно проставляется наименование документа, номер документа и дата, когда он был выставлен. Далее указываются подробные реквизиты продавца (поставщика):

  • Полное наименование;
  • Адрес компании;
  • ИНН и КПП;
  • Номер расчетного счета;
  • Номер кор.счета;
  • БИК;
  • Контактные данные: номер телефона, факс, адрес электронной почты.

Затем, чтобы выставить счет (бланк ниже) необходимо заполнить данные покупателя (заказчика):

  • Полное наименование компании;
  • Адрес;
  • ИНН/КПП;
  • Контактные данные: номер телефона, факс, адрес электронной почты.

Кроме реквизитов сторон основной информацией в счете является перечень товаров, услуг, за которые поставщик подразумевает получить оплату. Как выставить счет и корректно указать товары, за которые поставщик ожидает оплату? Информация о товаре или предоставляемых услугах обычно оформляется в виде таблицы, состоящей из следующих колонок:

  • Порядковый номер;
  • Наименование товара, описание оказанных услуг – то, за что осуществляется оплата по счету;
  • Единица измерения (если счет выставляется на оплату за предоставленные услуги, в данной графе можно поставить прочерк);
  • Количество;
  • Цена за одну единицу измерения;
  • Общая стоимость товара (то есть цена за единицу измерения умноженная на количество товара);
Читайте так же:  Во сколько лет снимают с воинского учета

Под таблицей подводится итоговая стоимость, которую должен оплатить покупатель, может быть выделен НДС и сумма с учетом НДС. Если продавец является плательщиком НДС, то на сумму продаваемых товаров он должен начислить НДС. Соответственно, и в счете НДС тоже должен быть указан отдельной строкой. Если счет выставляется без НДС, то в счете так и указывается – «Без НДС».

Заверяется счет на оплату подписями руководителя и бухгалтера с обязательной расшифровкой. Проставление печати не является обязательным.

Инструкция: выставляем счет онлайн

Для чего нужен счет

Счет — это платежный документ, который формируется продавцом и направляется покупателю с целью произвести взаиморасчеты по приобретенным товарам и оказанным услугам. В нем указываются условия сделки, определяя конкретные товары и услуги, а также порядок их приобретения. Счет можно выставлять как на основании заключенного договора, так и без его оформления.

Выставление счета на оплату и подписание его плательщиком, как правило, означает подтвержденное согласие последнего заплатить за приобретенные товары, услуги. Если приложить к расчету кассовый (товарный) чек, сделка будет иметь ту же юридическую силу, что и заключенный контракт.

Поставщик может оформить бумажный расчет либо сделать счет онлайн. По условиям договора или устной договоренности расчетная документация выставляется либо до момента получения покупателем товаров, услуг, либо по факту поставки.

В соответствии с действующим законодательством, продавец имеет право не выставлять счет на бумаге или онлайн. При взаиморасчетах достаточно будет указывать счет-фактуру, который сопровождает все операции, облагаемые НДС. Однако есть список ситуаций, при которых выставление счета на оплату (на бумаге или онлайн) является обязательным:

  1. В случае если заказчик рассчитывается с поставщиком на сумму, которая заранее неизвестна и в договоре не зафиксирована (например, услуги связи, коммунальные услуги, сервисное обслуживание).
  2. В случае предоплаты за товары и услуги.

На практике также нередки случаи, при которых компании приходится перевыставить счет. Это представляется возможным, когда товары или услуги получает одно учреждение, а оплату осуществляет другое (договор аренды, в рамках соглашения о комиссии или по поручению).

Для того чтобы перевыставить платежный регистр онлайн, в условиях договора надлежит прописать обязанность оплаты одного участника сделки по обязательствам другого.

Формат счета

Действующее законодательство не регламентирует формальный вид счета, то есть унифицированной формы для бумажной или онлайн-формы не предусмотрено. Бланк счета может быть разработан организацией самостоятельно. Учреждение также вправе выставить счет, используя многочисленные шаблоны. Главное, что должен знать бухгалтер в данном случае, — это какие реквизиты нужны для выставления счета онлайн.

Для того чтобы выставить бумажный либо онлайн-вариант счета, необходимо заполнить следующие данные:

  • номер по порядку и дату формирования счета;
  • наименование продавца и покупателя, их юридические и фактические адреса;
  • организационные (ИНН, КПП, ОГРН) и реквизиты банка от обеих сторон;
  • сведения о приобретаемых товарах, работах или услугах — их название, количественные, качественные (единица измерения) и стоимостные характеристики;
  • наличие (отсутствие) НДС;
  • при необходимости — последний срок оплаты;
  • ответственные лица сторон, их инициалы и подписи: для ИП — одна подпись, для коммерческих и некоммерческих организаций — две подписи (руководитель и главный бухгалтер);
  • для бумажного документа (при наличии) — печать.

Может ли физическое лицо выставить счет

Выставить как электронный, так и бумажный счет могут разного рода компании (ООО, ПАО, НКО и проч.), бюджетные учреждения, индивидуальные предприниматели.

Разберемся, могут ли физические лица формировать счета. Если физическое лицо зарегистрировано в качестве индивидуального предпринимателя, то проблем с выставлением счетов как на бумаге, так и в электронном виде возникнуть не должно. Если же гражданин, который не зарегистрирован как индивидуальный предприниматель, захочет выставить счет от своего имени, у него это вряд ли получится.

Такие физические лица не платят НДС, а счета могут формировать только те компании или ИП, которые являются плательщиками налога на добавленную стоимость. Если организация получит счет, который подготовил гражданин, не являющийся ИП и не уплачивающий налоги, вероятнее всего, она не будет производить по нему оплату. Следовательно, если физическому лицу нужно отправить счет, то сделать это можно только после открытия ИП или компании с иной организационно-правовой формой.

Если же организация продает товары, работы или услуги физическому лицу, то никакой проблемы в оформлении счета также не будет. Законодательно не запрещено оформлять расчетные документы на физическое лицо, выступающее в роли покупателя. В расчете в качестве реквизитов покупателя указывают его фамилию, имя, отчество и адрес.

Сроки оплаты по счету

Оплатить счет нужно в срок, который прописан в контракте и указан в самом расчетном документе. При этом в процессе исполнения договора запрещено менять условия и период оплаты.

Счет на оплату онлайн

В настоящее время находить способ, как выставить счет на оплату в электронной форме, совсем несложно. Многие сервисы в сети Интернет предлагают возможность выставить онлайн-счета абсолютно бесплатно. Это существенно облегчает работу специалистам и упрощает процедуру выставления платежных документов. Счета, сформированные таким образом, направляются заказчику по электронной почте, после чего покупатель их распечатывает и оперативно оплачивает.

Для того чтобы выставить и направить счет онлайн, заполнение реквизитов и содержательной части должно быть произведено корректно.

Рассмотрим процедуру заполнения онлайн-счета на примере одного из таких сервисов.

Читайте так же:  Что является капитальным строительством

В первую очередь вводится номер счета по порядку. Порядковый номер может содержать буквы и числа, порядок нумерации утверждается в учетной политике организации. Далее проставляется дата.

Затем заполняются реквизиты продавца и покупателя. Данные можно ввести как по ИНН (заполнятся автоматически на основании идентификационного номера), так и вручную.

Далее вводится информация о товаре или услуге, их количестве, цене, единице измерения и налоге на добавленную стоимость.

В конце счета определяются условия оплаты.

Готовый и проверенный счет сохраняется, распечатывается или направляется покупателю по электронной почте для последующей оплаты.

Основные ошибки и комментарии при выставлении счета

Прокомментируем самые распространенные ошибки при выставлении счета.

Одной из самых существенных ошибок является нарушение срока выставления расчета — платежные документы должны быть направлены не позднее 5 дней после отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг и не позже периода, заявленного к вычету НДС.

Еще одна ошибка — отсутствие расшифровки подписей сторон. Контролирующие органы часто приводят данные о том, что на экземплярах сторон указаны разные даты.

Многие пользователи делают фактические ошибки при оформлении самого бланка, поэтому после заполнения данные счета нужно тщательно проверить.

Если после направления безналичного экземпляра платежных документов специалист обнаружил ошибку в реквизитах получателя, то заказчик обязан письменно уведомить об этом поставщика в кратчайшие сроки. Время, отведенное на исправление такой ошибки, продлевает срок исполнения контракта и фактической оплаты по платежно-расчетной документации.

Также сторонам стоит помнить, что с 01.01.2019 увеличился НДС. Теперь налог на добавленную стоимость составляет 20 %. Так как НДС часто указывается в расчете на оплату, новые значения налога нужно учесть всем специалистам, ответственным за формирование платежных документов, чтобы не допускать существенных ошибок при указании сведений об НДС.

Образец счета на оплату

Зачем нужен счет на оплату

Это документ для осуществления платежей. В некоторых случаях он является предварительным соглашением, в котором продавец указывает перечень товаров или услуг с оговоренной ценой и количеством для покупателя. Счет на оплату выставляется после заключения между сторонами договора, как дополнение к нему, но иногда это отдельный юридически значимый документ.

Случаи, когда он обязателен:

  • отсутствует договор, то после оплаты он подтверждает сделку;
  • когда выставление прописано в договоре.

Оформляется в одном экземпляре в бумажном или электронном виде.

Кто оформляет

Счет на оплату обычно выставляет бухгалтер и передает его руководителю организации, который удостоверяет регистр своей подписью.

Если при оформлении допущены какие-либо ошибки, их не стоит исправлять. Сформируйте счет заново.

Бланк счета на оплату

Он не является первичным учетным документом, поэтому форма счета на оплату не унифицирована и жестких требований к ней не установлено. Организации вправе разработать собственный бланк. Самый простой вариант — воспользоваться бухгалтерской программой, в которой ведется учет.

Можно ли оформить без договора

Можно, но в этом случае в счет включают все условия, обязательные для соглашения. К ним относятся:

  • порядок и сроки расчетов;
  • наименование и количество товара или услуг.

В этом случае счет является офертой и имеет юридическую силу.

Счет-оферта

Счет-оферта, говоря простым языком, — коммерческое предложение, с которым потенциальный клиент соглашается и оплачивает или отказывается. Отказ желательно оформлять в письменном виде. Для оферты нет унифицированной формы, при составлении бюджетная организация чаще всего использует самостоятельно разработанный бланк.

Счет является офертой, если в нем есть такие реквизиты:

  • адресат,
  • существенные условия соглашения;
  • намерение лица-отправителя (оферента) считать себя заключившим договор.

Чтобы он имел юридическую силу, получателю необходимо и достаточно его оплатить (акцептовать), о чем говорится в ст. 438 ГК РФ.

Разберем, какие бывают оферты:

  1. Безотзывная — заключается со всеми желающими, не ограничена по срокам.
  2. Свободная — чаще всего делается для определенных организаций, которые проявляют интерес к товару или услуге.
  3. Твердая — делается индивидуально для конкретной организации, где четко прописываются сроки, в течение которых возможен акцепт.
  4. Публичная — предложение, которое делается публично.

Счет-договор

Это счет на оплату и договор в одном документе, в нем прописываются сразу необходимые условия сотрудничества. Часто его заключают, когда поставка небольшая. Проще и быстрее создать регистр на одном листе, нежели печатать полноценное соглашение и тратить время на его согласование.

В статье 441 Гражданского кодекса написано, что перед заключением соглашения допускается предоставить оферту.

  1. Бланк разрешено подписывать в одностороннем порядке. Главное — прописать пункт, что в случае оплаты заказчиком договор считается заключенным, а заказчик согласен со всеми указанными условиями.
  2. Оформляется в двух экземплярах для каждой стороны. Оба имеют одинаковую юридическую силу.

Обязательные реквизиты

  • наименование и реквизиты организации-составителя;
  • наименование документа (название очевидно);
  • его номер;
  • дату составления;
  • поставщика,
  • получателя,
  • перечень товаров, работ или услуг и стоимость;
  • НДС (ставка и сумма) либо сведения, почему не облагается НДС.

Инструкция по заполнению

Шаг 1. Укажите реквизиты организации-поставщика (наименование, юридический и фактический адреса, контакты, прочие сведения).

Шаг 2. Заполните раздел о получателе. Укажите ИНН, КПП и банковские реквизиты.

Шаг 3. Впишите номер и дату документа.

Шаг 4. Укажите реквизиты организации-получателя.

Шаг 5. Уточните обязательство (договор, дополнительное соглашение и пр.), на основании которого выставляется.

Шаг 6. Заполните таблицу с информацией о товарах, работах или услугах, которые приобретаются.

Указываются количество, объем, мера измерения, стоимость единицы товара и конечная сумма.

Шаг 7. Приведите наименование должностей ответственных лиц и их подписи.

Видео (кликните для воспроизведения).

Можно поставить печать, но помните, что она не является обязательным реквизитом, если такое условие не содержится в уставе организации.

Как правильно выставлять счет на оплату
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here