Для чего нужен вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую.

Скажите, пожалуйста, зачем нужен вообще этот вкладыш. Первый раз его вижу и, к сожалению, сообразить не могу зачем он нужен, как его заполнять и заполнять ли при этом саму трудовую книжку.

Мила, доброго времени суток!
Спокойно! Ща разберемся, зачем он нужен, и «с чем его едят»
Что делать, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов?
Вот тут то и придумали в трудовую книжку вшивать вкладыш, который оформляется и ведется в том же порядке, что и сама трудовая книжка.
Просто нужно помнить, что вкладыш не действителен без ТК, и при выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша.

Спасибо, Вам за пояснение:) но дело в том, что в трудовой книжке еще есть место для внесения записей! — вот что меня жутко смутило! Если бы она была полностью заполнена и далеее шла запись во вкладыше, то, возможно, я бы догадалась почему так произошло:) :d

Мила, вкладыш выдается, если хоть один из разделов заполнен.
а пока место есть, «рисуйте» в ТК себе спокойно! 🙂
Ну, а если при наличии места уже выдан вкладыш, что ж. главное, чтобы это было отмечено в ТК.

Спасибо, Inna! Только увидела вкладыш в ТК сразу же его откинула в сторону, а потом начала Всех мучать, мол, что делать с вкладышем! Оказывается, что в состоянии ступора, я даже не обратила внимание за полностью заполнный раздел «сведения о работе», понимаю, если бы это были «сведения о награждениях». 😮 С головой полная ссора!
Тем не менее, спасибо!:)

а как подсказывает практика, что делать, если уже во вкладыше закончились все места для записей о работе, перечеркнуто сведения о награждениях, сверху написано «о работе» и продолжено заполнение? Мне тоже продолжать это безобразие или все же сделать новый вкладыш? Тогда где должна стоять печать о выдаче второго вкладыша?

Т.е. это норма, если у человека в тк стоит две печати о выдаче вкладыша?
а в конце всех записей не надо сделать никакой пометки?

там, где перечёркнуто «о награждениях» и дописано «о работе» и продолжено заполнение, и место для дальнейших записей есть в наличии.

Я это понимаю, но предыдущие кадровики видимо не учли.
И вообще, такого произведения искусства я еще не видела. В руки беру и начинается паника!

Вкладыш в трудовую книжку: для чего он нужен и как его оформить?

Рано или поздно у гражданина, ведущего активную рабочую деятельность и изменившего на всем ее протяжении несколько мест работы, заканчиваются страницы в трудовой книжке. Кроме трудоустройств в разных компаниях, к этому может привести и карьерный рост, т.к. каждый раз при переводе на другую должность в данный документ вносятся изменения. Если в трудовой книжке уже не осталось чистых страниц или недостаточное количество строк, в отделе кадров оформляется вкладыш, имеющий специальную защиту от подделок.

Что такое вкладыш в трудовую книжку и для чего он нужен?

Если трудовая книжка заполнена, это не означает, что ее владелец теперь не может устроиться на другую работу, получить другую должность или должен завести новую. В этом случае сотрудники отдела кадров должны заполнить вкладыш. Правила его оформления установлены Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Несмотря на то, что вкладыши оформляются по аналогии с ними, есть несколько немаловажных нюансов:

  • Заполнением вкладыша должны заниматься кадровики той компании, во время трудовой деятельности в которой закончились чистые поля в книжке.
  • В бланк вкладыша в трудовую книжку необходимо вносить сведения о ее владельце, действительные на момент оформления. Например, они могли измениться в процессе трудовой деятельности, если работник менял фамилию или имя, получал дополнительное образование и т.д.
  • Особое внимание нужно уделить правильности заполнения титульного листа: в нем указывается фактическая дата внесения сведений во вкладыш, а не число оформления самой трудовой книжки. Если заканчивается место в самом вкладыше, необходимо создавать другой: их допустимое количество законодательством не ограничено.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку?

Обязательная форма вкладыша регламентируется Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225, и должна полностью ей соответствовать. Если документ будет заполнен неправильно, его придется полностью переделывать. Перед тем, как оформлять вкладыш в трудовую книжку, образец стоит тщательно изучить во избежание ошибок.

Подробная инструкция по заполнению вкладышей выглядит следующим образом:

  • Как только заканчиваются свободные поля в трудовой книжке, работник отдела кадров заполняет вкладыш и приступает к оформлению титульного листа. В нем указывается Ф.И.О владельца, дата его рождения, специальность, образование, дата внесения информации. После всего ставятся две подписи: самого сотрудника и лица, ответственного за ведение книжек. Если во время работы вышеуказанные сведения поменялись, их нужно указать, зачеркнув старую информацию.
  • Когда титульный лист заполнен, следует подшить его к трудовой книжке, и на ее первом листе поставить штамп «Выдан вкладыш», содержащий его серию, номер и дату выдачи.
  • Форма вкладыша является полной копией трудовой книжки, поэтому заполняется по аналогии: ставится порядковый номер (если вписываются новые сведения сначала), дата, сведения о переводах, увольнении или приеме на работу, а также наименование, серия и номер документа, на основании которого вносится запись. Например, приказ о приеме или увольнении.
  • Нумерация записей во вкладыше в трудовую книжку должна производиться в том же порядке, т.к. она не начинается сначала. Например, если последний порядковый номер был «10», вкладыш начинается с цифры «11». Если же в трудовую книжку вместилась только часть записи, ее также можно продолжить во вкладыше.
Читайте так же:  Кому написать ходатайство о помиловании

Важно! Законодательством не установлены правила постановки штампа о выдаче вкладыша, однако ими лучше воспользоваться:

  • Он должен быть читаемым и не «закрывать» другие записи.
  • Вместо штампа можно сделать отметку вручную, но нежелательно.
  • Подшивать вкладыш рекомендуется перед обложкой в конце книжки.

Стоит отметить, что приобретение вкладыша – это обязанность работодателя, поэтому самому работнику нет необходимости его покупать. Для того, чтобы приобрести данный документ, руководитель может попросить своего подчиненного его приобрести, но потом выплатить его стоимость по накладной, или же купить вкладыш самостоятельно, но вычесть деньги из зарплаты, предварительно заручившись заявлением на предоставление вкладыша от сотрудника.

Что недопустимо при ведении вкладышей в трудовых книжках?

Обычно заполнение вкладышей не вызывает каких-либо сложностей, однако есть отдельные моменты, на которые стоит обратить внимание:

  • Если при оформлении вкладыша были допущены ошибки, бланк необходимо утилизировать, т.к. исправления недопустимы. Кроме того, перед подшивкой данного документа в трудовую книжку рекомендуется его сначала заполнить, в противном случае в случае внесения некорректных сведений придется исправлять и данные в трудовой.
  • Вкладыш нельзя просто так выбросить: нужно заполнить акт утилизации, а также внести сведения в журнал учета движения трудовых книжек.
  • Нельзя вместо оформления вкладыша покупать новую трудовую.
  • Если трудовая книжка закончилась, подшивка чистых листов в нее недопустима.
  • В книжке «сведения о работе» и «сведения о награждениях» – две самостоятельные части, поэтому нельзя вычеркивать слово «награждениях» и менять его на «о работе».

Нюансы заполнения вкладыша в трудовую книжку

Несмотря на всю простоту оформления вкладышей, все же есть несколько моментов, о которых должен знать каждый кадровик, впервые столкнувшийся с заполнением этого документа:

  • Вкладыш заполняется так же, как и трудовая книжка: между ними лишь несколько минимальных различий в титульных листах.
  • Нельзя прерывать нумерацию, начатую в трудовой, а если при внесении сведений нее закончились поля, продолжить можно во вкладыше.
  • Если во время работы на предприятии сотрудник меняет фамилию или получает другое образование, это должно быть отражено во вкладыше и в трудовой: старые сведения попросту перечеркиваются и над ними указываются новые.
  • Если гражданин устроился на новое место и было обнаружено, что в отделе кадров на предыдущей работе не поставили печать, он должен обратиться туда, где был заведен вкладыш.

Теперь о том, как вшить вкладыш в трудовую книжку:

  • Сначала необходимо раскрыть трудовую между обложкой и последним листом, затем развернуть вкладыш посередине.
  • Далее нужно сделать по два отверстия толстой иглой или шилом между обложкой и последним листом в книжке, а также в середине вкладыша.
  • Пользуясь иголкой и толстыми нитками черного или белого цвета, вкладыш необходимо пришить к книжке.
  • Концы нити должны оставаться внутри вкладыша, а не снаружи трудовой, а в завершение нитку нужно завязать на несколько узлов.

После таких манипуляций можно поставить штамп «выдан вкладыш» в трудовую книжку. Образец его содержания обозначен в п. 39 Постановления Правительства РФ №225: в нем достаточно отразить серию и номер документа, а саму печать можно заказать в любой уполномоченной организации.

Многих людей интересует, как оформить второй вкладыш в трудовую книжку. Правила заполнения идентичны с инструкцией по внесению сведений о первом, однако законодательством определено, что при выдаче каждого вкладыша в трудовой необходимо ставить соответствующий штамп. Если в ней уже нет пространства для постановки штампа на титульном листе в правом верхнем углу, это можно сделать в любом другом месте на этой же странице, или же указать информацию о серии и номере вкладыша от руки.

Как оформить выдачу вкладыша в трудовую книжку?

Обязательной регистрации в журнале учета подлежат все трудовые книжки и вкладыши. Это делается для того, чтобы с его помощью можно было быстро найти нужную информацию о документах каждого из сотрудников компании. Данный документ заполняется следующим образом:

  • Вносится порядковый номер, при этом не имеет значения, что регистрируется – книжка или вкладыш.
  • Во 2,3 и 4 графах указывается дата оформления сотрудника на работу. В законодательстве есть разногласия: книжка или вкладыш оформляются не позднее 7 дней после приема на должность, но при этом сотрудник должен отработать не менее 5 дней в организации. Чтобы не было разногласий в датах, лучше всего указать именно число, когда работник был трудоустроен.
  • В 5 графе полностью вписывается Ф.И.О. работника, сокращения недопустимы.
  • В 6 – обозначается серия и номер книжки или вкладыша.
  • В 7 должна быть указана должность, а в 8 – наименование организации.
  • В 9 графе пишется дата и номер приказа о приеме на работу или увольнении, далее сотрудник отдела кадров ставит свою подпись.
  • в 11 должна быть указана сумма, которую сотрудник потратил на приобретение бланка вкладыша.
  • В 12 вписывается дата выдачи трудовой или вкладыша.
  • В 13 графе сам работник ставит свою подпись.

Если при заполнении журнала были допущены ошибки, можно поступить так:

  • Исправить неверные данные и написать «исправленному верить», затем указать Ф.И.О. и должность сотрудника, внесшего изменения.
  • Не зачеркивать некорректную информацию, а ниже написать «запись недействительна» и внести верные данные.

Внесение сведений в журнал обычно не вызывает сложностей, а после того, как и в нем не останется чистых листов, он должен быть помещен в архив. Срок хранения в архиве составляет 50 лет.

Таким образом, при соблюдении правил заполнения и регистрации вкладышей не должно возникать каких-либо трудностей, ведь в Постановлении Правительства РФ №225 дается четкая информация о том, как производится оформление, выдача и учет данных документов работодателем.

Вкладыш в трудовую книжку

Но если нужно внести новую запись, а места для неё просто нет, то это вовсе не означает, что пришла пора заводить новую – вместо этого приобретается вкладыш в трудовую книжку, и можно продолжать вносить в неё сведения, как и прежде.

Читайте так же:  Лицензия на раскопки с металлоискателем

Для самих работников вкладыши важны еще и тем, что от этих документов будет зависеть их пенсия. Как минимум то, придётся ли им при выходе на неё бегать по бывшим работодателям, собирая сведения о периоде работы у них, или же все они будут чётко и аккуратно оформлены в одном документе.

Что такое вкладыш?

Если место в трудовой закончилось, то недопустимо:

  • Зачёркивать графу «Сведения о поощрениях», после чего продолжать вносить в неё сведения о работе, переименовав её.
  • Вклеивать в трудовую чистые листы и делать новые записи на них.
  • Заводить другой бланк для внесения новых записей.

Между прочим, выше перечислены вполне реальные случаи – до вклеивания листов и переименования граф люди действительно додумывались. Но правильным и законным будет вшивание вкладыша в документ. Если же применить какой-то другой способ, то сомнению будут подвергнуты не только новые сведения, внесённые «нестандартным» способом, но и трудовая книжка как таковая.

Если в трудовой одного из работников завершилось место, или если поступил новый сотрудник с книжкой, в которой не осталось места для внесения новых записей, то нужно добавить к ней вкладыш. Однако, если это именно второй вариант, то даётся пять дней с момента вступления в должность на внесение записей.

Потому лицам, ответственным за ведение трудовых, будь они сотрудниками отдела кадров, другими работниками, уполномоченными начальниками на ведение документации (в небольших компаниях), или даже самими руководителями (в совсем маленьких), следует контролировать, чтобы в запасе всегда оставались вкладыши, которые при необходимости можно применить.

Основные параметры вкладыша такие: в нём 36 страниц, его формат 88×125 миллиметров, обложка картонная, есть элементы защиты. Титульный лист похож на титульный лист трудовой книжки, а графы внутри все соответствуют трудовой.

Где приобрести бланк вкладыша?

Бланки вкладыша квалифицируются как документы строгой отчётности, но при этом приобрести их можно свободно, они продаются в канцелярских магазинах. Всё-таки желательно покупать их у проверенных посредников, занимающихся работой непосредственно с Гознаком, выпускающим трудовые и вкладыши. Также можно приобретать их и напрямую у Гознака.

Выданы вкладыши могут быть:

  • Без выплаты работником компенсации – в таком случае все расходы ложатся на работодателя.
  • С выплатой компенсации – она не должна быть выше, чем стоимость бланка при покупке.
  • С частичной выплатой компенсации, при которой часть расходов несёт сотрудник, а часть работодатель.

Бланки выдаются безвозмездно реже, чем трудовые, поскольку этот документ всё же дополнительный, а не основной.

Обязательна бесплатная выдача лишь в том случае, если вкладыш оказался испорчен по вине заполнявшего его работника – в таком случае замена проводится за счёт организации.

Относительно размера компенсации, которую выплачивает получатель вкладыша, стоит отметить, что хотя завышение стоимости является незаконным, но в цену, по которой он отдаётся работнику, может входить не только стоимость приобретения документа, но также и транспортные, и иные расходы. Это означает, что иногда бланк на предприятии может обойтись дороже, чем в свободной продаже, хотя чаще всего он оказывается дешевле, поскольку приобретаются вкладыши компаниями оптовыми партиями, по сниженной цене.

Хранятся вкладыши обычно у ответственного за их ведение сотрудника, данные об их движении заносятся в книги учета, которые ведёт бухгалтер. Работник отдела кадров, на которого возложено ведение трудовых и вкладышей, должен предоставлять отчёт об их расходовании и докладывать о необходимости пополнить их запас.

Оформление и заполнение вкладыша

Заполняться документ должен так же, как и сама трудовая, а потому сложностей с его заполнением быть не должно, но есть немало важных нюансов, на которые стоит обратить внимание:

Относительно места, в которое необходимо ставить штамп, а также куда именно подшивать вкладыш, нет никаких указаний. Потому стоит отметить лишь, что ставить штамп стоит так, чтобы он не закрыл остальные записи и был хорошо читаем. Вместо печати можно сделать также и отметку вручную, если у компании вообще нет печати, но всё-таки лучше, если будет стоить именно штамп. Совсем без штампа либо отметки документ также будет просто недействителен.

Важный момент: если была допущена ошибка во время заведения документа на титульном листе, нельзя вносить исправления, следует просто поменять его на новый.

Старый же утилизируется, его номер вырезается и вклеивается в журнал учёта. Из-за этого не стоит подшивать вкладыш до того, как завершено заполнение титульного листа – сначала нужно убедиться, что никаких ошибок нет, а если они всё же обнаружатся, не составит труда поменять его.

Когда ошибка допускается уже в ходе дальнейшего заполнения внутри документа, то на такие радикальные меры, конечно, идти не стоит: её разрешается исправить. Но ни в коем случае не перечёркивая ошибочную запись – здесь предписывается действовать так же, как и при заполнении самой трудовой, то есть внести новую запись, в которой сделать указание на то, что совершена ошибка, и номер записи, которую следует считать недействительной – это утверждение заверяется подписью.

Как только записи на титульном листе сделаны, их заверяет сам внёсший их сотрудник при помощи своей подписи, необходимо поставить и печать компании. Самому работнику следует проследить, чтобы печать была поставлена, поскольку, если затем обнаружится её отсутствие, а он уже будет работать в другом месте, ему самому придётся обращаться на предыдущее место работы, чтобы поставить печать.

Как прикрепить вкладыш к трудовой книжке?

Видео (кликните для воспроизведения).

После того как заполнение вкладыша, а вернее, пока что его титульного листа, завершено, наступает время вшить его в трудовую. Хотя нет никаких указаний на предмет того, как именно правильно прикреплять вкладыш в книжку, но всё же можно выделить важные правила, которых следует придерживаться:

  • запрещено просто хранить его вложенным, не вшивая;
  • нельзя приклеивать либо пользоваться скрепками вместо вшивания.
Читайте так же:  Предложение заключить сделку называется

Надёжно скрепляет документы только вшивание, и потому оно, с одной стороны, гарантирует, что вкладыш не потеряется – только если вместе с основным документом; с другой стороны – существенно затрудняет манипуляции с ним, опять-таки, если они проводятся отдельно от основного документа.

Подшивают вкладыш обычно в конец книжки, но есть и другие варианты: так, с точки зрения содержания правильным будет сделать это перед разделом сведений о награждениях, поскольку именно на этом месте чаще всего придется открывать книжку, и не придётся её часто пролистывать. Наиболее удобно подшить его в самой середине.

Чтобы произвести вшивание, потребуются нитки, иголка и шило – а когда они под рукой, можно начинать сам процесс. Опишем его по этапам:

  • Разверните трудовую книжку там, куда будете вшивать вкладыш.
  • Разверните сам вкладыш посередине.
  • Возьмите шило и проколите с его помощью по паре отверстий в обоих документах. Проколов может быть и больше, главное, чтобы они имели аккуратный вид – для того и требуется шило. Важно также не повредить записи – для этого проколы следует сделать прямо у переплёта.
  • Возьмите иголку с прочной ниткой и сшейте их, концы нитки при этом нужно оставлять на внутренней стороне. Важно использовать нитку высокого качества, чтобы она не порвалась и не истёрлась через несколько лет использования.
  • Крепко завяжите, чтобы вкладыш был твёрдо прижат к трудовой, и обрежьте нитки. Для более аккуратного сшивания в некоторых компаниях даже имеются предназначенные именно для документов швейные машинки, с помощью которых процедура становится куда проще и менее затратной по времени.

Основные правила оформления вкладыша в трудовую книжку в 2019 году

Трудовая книжка имеет строго определенное количество страниц. И иногда случаются такие ситуации, когда свободные страницы книжки заканчиваются. Для этих целей предусмотрен специальный вкладыш, который должен стать продолжением официального документа о трудовой деятельности человека. С такой ситуацией можно столкнуться не только в тех случаях, когда вы часто меняете работу.

Например, мой отец при выходе на пенсию в прошлом году получил книжку со вкладышем. И связано это было с частыми переводами на другую должность, в другое подразделение в течение его профессиональной деятельности. Здесь были внесены сведения о его карьерном росте и получаемых поощрениях за отданные им 30 лет жизни одной организации. И в этой статье я расскажу вам, как правильно должен быть оформлен данный документ, чтобы потом его не признали недействительным.

Что такое вкладыш

По своей сути это дополнительные страницы книжки, в которых отражается аналогичная информация о трудовой деятельности человека. Трудовым законодательством установлено, что порядок заполнения вкладыша будет аналогичным, как и самого трудового документа.

По своей форме он похож на саму книжку, только имеет более тонкий титульный лист светло-голубого цвета. На нем прописано название документа. Без основного документа он не имеет юридической силы, поэтому обязательно должен предоставляться вместе с ним. Вкладыш состоит из следующих частей:

  1. Титульный лист. На нем изображается название документа.
  2. Первая страница. Здесь указывается точно такая же информация, как и в самом трудовой документе. Также обязательно наличие своего идентификационного номера, который защищает бумагу от подделки. Также здесь должен быть расположен обязательно герб страны. При заполнении этой страницы надо переписать всю информацию о сотруднике из его личного дела, чтобы не было расхождений. Но если фактические сведения сотрудника изменились (например, фамилия), потребуется указать последние актуальные данные.
  3. Остальные листы. Они выглядят точно так же, как и в официальном трудовом документе. В них отражаются все те же сведения о трудовой деятельности.

Таким образом, существенным отличием между этими двумя документами является только название, которое и предоставляет им разную юридическую силу. Вкладыш должен предъявляться вместе с основным документов. В противном случае он будет недействительным. А сама книжка является действительной и без вкладыша, если он отсутствует.

Правила заполнения

Несмотря на то, что правила заполнения одинаковые, у многих сотрудников возникает множество вопросов, относительно некоторых нюансов. Давайте их рассмотрим:

  1. Необходимость в заполнении дополнительного документа возникает только в том случае, когда в самой книжке не осталось свободных страниц для внесения новой записи.
  2. При заполнении первой страницы ставится не дата оформления книжки, а дата оформления самого вкладыша.
  3. На первой странице дополнительного документа указываются актуальные данные сотрудника. Если происходила смена фамилии, получение дополнительного образования, эти сведения должны быть указаны в книжке. При этом предыдущую фамилию указывать не требуется.
  4. На первом листе внизу обязательно должны стоять подпись сотрудника, внесшего всю эту информацию, а также печать организации. При отсутствии печати в компании надо проставить подпись «Верить без печати».
  5. Количество вкладышей законодательством не ограничено. Поэтому если в вашей компании ведется активная деятельность, которая вносится в трудовые книжки сотрудников, не стоит переживать. Все данные обязательно будут внесены в данный документ.

Вкладыш обязательно подшивают к самой книжке и на первом листе книжки ставят отметку «Выдан вкладыш». Здесь же прописывают его реквизиты и дату выдачи. По законодательству сделать данную запись можно при помощи штампа или вручную. Строгих требований по данном оформлению на указано.

Однако следует знать, как это делает большинство сотрудников отдела кадров:

  1. Штамп или надпись надо ставить таким образом, чтобы его текст был читаем. А также он не должен заходить на другие записи. В этом случае можно будет свободно прочитать и тот и другой текст.
  2. Допускается составление текста вручную, но желательно применение штампа.
  3. Подшив вкладыша делается в конце книжки. Хотя намного правильнее сделать это перед информацией о награждениях сотрудника.

Некоторые практикуют вшивание вкладыша и в середине книжки, где находятся крепления скоб. Порядок вшивания дополнительных страниц не регламентирует конкретное их место расположения. Поэтому вы можете вшить, куда вам более удобно.

Читайте так же:  Музыка без авторских прав как проверить

Что запрещено

Важно знать, что вкладыш, как и сама книжка, являются официальным документом, поэтому их заполнение должно соответствовать законодательным нормам. Не допустимо:

  1. Совершать ошибки при оформлении нового вкладыша. Если вы испортили первую страницу, где указывается информация о владельце, вам потребуется утилизировать испорченный документ. При этом вы должны вырезать уникальный красный номер и вклеить его в специальный журнал, где учитываются все утилизированные документы. Поэтому оформление вкладыша лучше всего начинать именно с заполнения первой страницы, и только потом проставлять всю остальную информацию, особенно в саму книжку.
  2. Категорически нельзя заводить новую книжку в качестве продления использованной. Допустимо наличие только одного документа с неограниченным количеством вкладышей.
  3. Подшивать простые чистые листы. Они обязательно должны быть оформлены в качестве вкладыша.
  4. Продолжать вписывать сведения о работе в раздел книжки, где оставлена информация для сведений о наградах человека.

В случае неправильного заполнения вкладыша, он будет считаться недействительным. И даже если он будет оформлен правильно, но в самой книжке не будет стоять штамп о наличии этого документа, юридической силы он иметь не будет. Поэтому обязательно надо контролировать, чтобы добавление вкладыша было оформлено правильно.

Более подробно об этом вы можете узнать из представленного видео.

При оформлении дополнительного документа к книжке необходимо знать, как должны быть сделаны сами записи о трудовой деятельности. Предусмотрен следующий порядок:

  1. Нумерация пунктов не должна начинаться сначала, а они должны продолжать начатую нумерацию в самой книжке. То есть при наличии последней записи под пунктом «22», первая запись во вкладыше будет иметь номер пункта «23».
  2. Аналогичным способом нумеруются и записи о наградах.
  3. Если вписать полную запись не получилось на последнюю страницу книжки, ее можно продолжить на вкладыше. Хотя лучше сразу оформить полностью эту запись на новой странице, чтобы не было такого переноса. Но в любом случае, делать это не запрещено.
  4. Если вы обнаружите отсутствие печати на первой странице вкладыша, где указываются сведения о человеке, вам придется обратиться к тому работодателю, который его оформлял. Не допускается простановка штампа другой компании, если первая запись была сделана другим работодателем.

Чтобы вам не пришлось в дальнейшем возвращаться в свои предыдущие места работы, я рекомендую сразу проверять правильность ведения ваших трудовых бумаг. Для этого надо запрашивать копию книжки и вкладыша каждый раз после внесения в них новой записи.

В этом случае вы сможете своевременно обнаружить ошибку или неточности и попросить ее исправить. А также полученная вами копия всегда будет являться подтверждением внесенных записей в вашу книжку. И в случае ее утраты или порчи вам намного легче будет восстановить дубликат, так как вы будете иметь документальное подтверждение всей внесенной информации в книжку.

Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку

Работники, ведущие активный поиск лучшего места работы и часто меняющие работодателей, и отделы кадров часто сталкиваются с ситуацией, когда в трудовой книжке заканчивается последняя страница для записей. Продолжать делать записи о трудоустройстве в разделе, предназначенном для внесения сведений о награждении, запрещено.

Законодатели предусмотрели такую проблему, поэтому в Правилах заполнения, утвержденных постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 есть раздел, который дает инструкции, как оформить вкладыш в трудовую книжку (образец иллюстрирует правила оформления). Этим разделом предусмотрено заведение дополнительных листов, порядок внесения в них сведений о работе, и даже рассказано, как вшить вкладыш в трудовую книжку. Специально разработанный и имеющий степень защиты от подделок, аналогичную защите основного документа, вкладыш представляет собой блок чистых листов для записей без обложки, который подшивается или подклеивается в основной документ работника.

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Форма вкладыша утверждена постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225. Это дополнение к главному документу о стаже состоит из двух разделов, как и сам основной документ:

  • «Сведения о ­работе» — насчитывает 9 ­разворотов,
  • «Сведения о награждениях» — насчитывает 8 разворотов.

Каждый бланк имеет отдельную серию и номер и является формой строгой отчетности. Пунктом 38 Правил оформления на ведение этого дополнительного бланка распространяются все требования, которые установлены для заполнения листов и внесения данных для кадровых форм о стаже. Без основной трудовой книжки вкладыш просто недействителен.

Прежде чем вносить первые данные в это дополнение, работодатель ставит в основном документе штамп со словами «Выдан вкладыш». Определенного места для этой отметки законодатели не предусмотрели, поэтому чаще всего его ставят там, где удобнее — в левом верхнем углу обложки. Это место, как на приведенном образце, удобно тем, что если закончатся и дополнительные страницы тоже, там можно поставить и второй штамп ниже, если дополнений будет несколько (но не одновременно).

Образец оформления вкладыша в трудовую книжку 2019

Если штампа в хозяйстве организации нет, утвержденными правилами разрешено сделать запись от руки: выдан вкладыш в трудовую книжку, шариковой ручкой синего или черного цвета. Обязательно укажите серию и номер дополнения, как на приведенном образце. Все надписи от руки делайте четкими и хорошо читаемыми, исправления не допускаются.

Образец вкладыша в трудовую книжку

На приведенном образце видно, что заполнение титульного листа у этих двух бланков не отличается, разве что дополнительные листы отдельно от трудовой книжки недействительны. Также важно помнить, что оформлением продолжения трудовой книжки занимается тот работодатель, у которого она закончилась. Его печатью заверяется новый бланк. Если это условие не было выполнено и работник ушел на новое место работы с документом, в котором некуда вносить данные о трудоустройстве, новый работодатель должен направить его обратно, для исправления данного недочета.

Дату на титульном листе вкладыша необходимо ставить по факту его заполнения, а не по дате первоначального заведения самой книжки. Неправильное указание даты является грубой ошибкой и приведет к недействительности этого нового образца. Фамилия сотрудника указывается на момент оформления дополнительных листов, даже если она изменилась с момента заведения книжки (об этом на ее титульном листе обязательно делается запись).

Читайте так же:  Ограничение на имущество физических лиц

Если при оформлении титульного листа была допущена ошибка или помарка, документ становится недействительным, и его нельзя использовать. Его следует утилизировать, а работнику выписать другой. Об этом следует обязательно сделать запись в учетном журнале с вклейкой уникального номера и серии уничтоженного бланка.

Если ошибки не произошло и бланк заполнен правильно, его вшивают в книжку. Определенного места для этого не предусмотрено, поэтому сделайте это так, как удобнее. Обычно вкладыш вшивается сзади в самом конце документа.

Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее утвержден приказом Минфина России от 22.12.2003 г. № 117н, а изготовлением таких бланков занимается исключительно государственная организация — Объединение «Гознак». Об этом постоянно напоминают суды, в частности, Верховный Суд в .

Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку в 2019 году

Когда бланк подшит, в нем можно начинать делать записи. Инструкция о том, как правильно заполнить вкладыш в трудовую книжку, содержится в упомянутых Правилах, утвержденных постановлением Минтруда. Следует обратить внимание, что нумерация этих записей не начинается сначала, а продолжает уже начатую в трудовой. Если, к примеру, последняя запись имела номер «47», то первая запись на новых страницах делается под номером «48». Остальные правила знает каждый кадровик:

  • точек в конце записи не ставить;
  • использовать шариковую ручку с синими или черными чернилами.

Выдача вкладыша в трудовую книжку

Бланк трудовой книжки имеет ограниченное количество страниц. Зачастую возникают ситуации, когда записи обо всей трудовой деятельности работника не умещаются в соответствующие составные части этого документа. В этом случае для продолжения внесения записей оформляются вкладыши для разделов трудовой книжки, в которых соответствующие поля закончились. В трудовой книжке это событие сопровождают специальный штамп и запись «выдан вкладыш в трудовую книжку» (образец можно посмотреть здесь).

Трудовая книжка

Работодатель ведет трудовые книжки на всех сотрудников, которые осуществляют у него основную работу по найму более 5 дней.

Форма и порядок составления трудовых книжек утверждены в двух нормативных правовых актах:

  • в Правилах, закрепленных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года N 225 (далее – Правила);
  • в Инструкции, закрепленной Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 года N 69 (далее – Инструкция).

Информация о том, как выглядит и заполняется вкладыш в трудовую книжку, также предусмотрен указанными нормативными правовыми актами.

Ведение трудовых книжек на всех сотрудников, а также оформление (при необходимости) вкладышей к ним являются обязанностями работодателя по отношению ко всем работникам, которые осуществляют у него основную работу по найму более 5 дней.

Выдача вкладыша в трудовую книжку (образец заполнения здесь)

Случай, при котором осуществляется оформление вкладыша в трудовую книжку, предусмотрен пунктом 38 Порядка. Согласно указанному пункту если в трудовой книжке один из разделов полностью заполнен, то последующая информация для этого раздела вносится путем оформления вкладыша, который подшивается к трудовой книжке. Порядки ведения трудовой книжки и вкладыша к ней идентичны.

Как следует из пункта 39 Порядка, каждый случай оформления и подшивания вкладыша к трудовой книжке должен сопровождаться простановкой штампа «выдан вкладыш в трудовую книжку» (образец вкладыша здесь), в котором надлежит отразить серию и номер этого вкладыша.

Обращаем внимание, что выдача вкладыша должна быть обязательно отражена в приходно-расходной книге по учету бланков соответствующей документации, а также в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Действителен ли вкладыш без трудовой книжки?

Вкладыш без основного документа недействителен. Это следует как из абзаца 2 пункта 39 Правил, так и из самого бланка вкладыша, на котором содержится соответствующая надпись.

Следовательно, если, к примеру, вновь принятый на работу сотрудник предоставил не трудовую книжку, а лишь вкладыш в нее, то независимо от того, какие записи содержатся во вкладыше, внесение в него работодателем новых записей без предоставления основного документа – трудовой книжки будет неправомерным.

Кто должен покупать вкладыш в трудовую книжку?

Обязанность ведения трудовых книжек возложена на работодателя (статья 66 Трудового кодекса РФ, пункт 3 Правил).

Согласно пунктам 3, 4 Порядка, утвержденного Приказом Минфина РФ от 22 декабря 2003 года N 117н, обеспечение работодателей бланками соответствующих документов осуществляется на платной основе в соответствии с контрактами, заключенными с их производителем или распространителем.

Указанным НПА предусмотрен образец вкладыша.

На основании пункта 44 Правил обязанность обеспечивать в наличии должное количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее возложена на работодателей.

Указанные документы хранятся работодателем в соответствии с требованиями к хранению документов строгой отчетности. Выдача этих документов производится по заявке уполномоченного лица (пункт 42 Правил).

Следовательно, ведение вкладыша в трудовую книжку, равно как и приобретение необходимого количества вкладышей, – обязанность работодателя, а не работника.

Заявление на вкладыш в трудовую книжку (образец)

Форма заявки от уполномоченного на ведение трудовых книжек лица о выдаче ему соответствующих бланков законодательством не предусмотрена. Такая заявка составляется в произвольной форме.

Главному бухгалтеру МУП «Соцстрой»

Прошу Вас выдать под отчет 1 (один) бланк вкладыша к трудовой книжке.

Заместитель начальника отдела кадров ___________ Россомахина В.Ю.

Зачем нужен вкладыш в трудовую книжку?

Видео (кликните для воспроизведения).

Вкладыш в трудовую книжку (вместе с самой трудовой книжкой) нужен для учета трудового стажа, в нем отражаются сведения о работнике, порученной ему работе, переводах, увольнениях и их основаниях, а также поощрениях за успехи в труде.

Для чего нужен вкладыш в трудовую книжку
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here